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Le B.A.-BA de la technologie événementielle : conseils pour une bonne gestion des événements multiroom

Jamais la technologie événementielle n’a joué un rôle aussi décisif en termes d’efficacité dans l’organisation d’événements, que ce soit en permettant à un directeur informatique de coordonner un événement majeur impliquant l’ensemble de l’entreprise, en organisant des témoignages de clients dans plusieurs salles sur un même site à l’occasion d’une journée dédiée à leur réussite, ou encore en prenant en charge les transmissions audio et vidéo dans le cadre d’une conférence regroupant tous les acteurs d’un secteur.

Avec la technologie de gestion événementielle appropriée, les entreprises sont en mesure d’offrir une expérience homogène aux participants dispersés géographiquement tout en réduisant les difficultés à surmonter pour une équipe informatique limitée.

Voici quelques défis spécifiques à relever dans le cadre d’événements multiroom, ainsi que les stratégies que les responsables informatiques peuvent déployer pour avoir la certitude que tout se déroule comme prévu à chaque fois.

Types d’événements multiroom

Dans l’environnement professionnel actuel, les entreprises organisent souvent une variété d’événements d’envergure, qui impliquent aussi bien de grands espaces que des salles plus petites pour les ateliers, ou qui combinent présentiel et distanciel. En voici quelques exemples :

  • Industry conferences with speakers and breakout sessions
  • Journées et conférences dédiées à la réussite des clients
  • Séminaires de développement du réseau et des compétences professionnelles
  • Sessions de recrutement en présentiel
  • Salons et réseautage
  • Lancements de produits et événements de relations publiques

Tous ces événements attirent une grande variété de participants : employés, cadres d’entreprise, membres du Conseil d’administration, clients particuliers ou professionnels, voire membres du grand public. C’est pourquoi il est indispensable de garantir une expérience audiovisuelle de qualité tout au long de la manifestation. Celle-ci permet non seulement de souligner le professionnalisme d’une marque commerciale, mais également de mettre en avant l’aspect le plus important : le contenu lui-même.

Femme debout devant un pupitre avec son ordinateur en train de faire une présentation devant les participants d’une conférence

La technologie événementielle aide les directeurs informatiques et leurs équipes à gérer efficacement les événements multiroom complexes.

Relever les défis grâce à la technologie de gestion événementielle

La logistique et la planification des événements multiroom peuvent poser quelques difficultés aux responsables informatiques. Par exemple, lorsque des participants sont répartis dans plusieurs salles, les équipes informatiques doivent trouver des façons d’assurer la capture audio et vidéo. Ils doivent veiller à garantir la qualité optimale des images et du son des présentateurs de la conférence lors de la diffusion des sessions auprès de l’ensemble des participants tout au long de l’événement. Autre question encore plus épineuse : la diffusion du contenu des conférences auprès des participants connectés à distance via des plateformes vidéo comme Zoom ou Microsoft Teams nécessite-t-elle une technologie intégrée ?

Pour éviter que l’équipe informatique ne soit confrontée à des difficultés qu’elle ne pourrait pas surmonter, surtout le jour même de l’événement, les entreprises doivent évaluer globalement en quoi consiste l’événement et envisager d’adopter une approche flexible en termes d’organisation.

Conseils et stratégies pour la technologie événementielle multiroom

En adoptant la technologie événementielle appropriée et la stratégie adéquate, les entreprises ont la possibilité de diffuser simultanément des sessions de conférence dans plusieurs salles en toute simplicité. Voici cinq conseils utiles à prendre en compte :

1. Évaluer les configurations des salles de réunion

Nous recommandons aux équipes informatiques de commencer par étudier chaque salle de réunion. Les besoins des espaces de conférence peuvent varier sensiblement les uns des autres en fonction de l’infrastructure existante, de la taille, de la disposition et du mode d’utilisation prévu. Élaborez un plan pour chaque salle pour éviter les pressions et les préoccupations liées aux événements multiroom. Les directeurs informatiques seront ainsi en mesure de déterminer plus facilement si le recours à une solution intégrée flexible correspond au choix le plus approprié ou s’il est nécessaire de personnaliser davantage une configuration spécifique.

2. Déterminer la capacité réseau

Dans l’environnement professionnel actuel, les événements en présentiel impliquent souvent un aspect numérique. Si une entreprise s'appuie sur la bande passante de son réseau pour accueillir des participants virtuels, les équipes informatiques peuvent être amenées à diffuser une présentation à distance ou à enregistrer des événements en vue d’une consultation ultérieure. Il est également important de déterminer la capacité réseau de l’espace dans son ensemble et d’évaluer si des salles en particulier présentent des problèmes nécessitant le recours à des solutions spécifiques, comme la connexion des équipements audio et vidéo au réseau local sans fil au moyen d’un câble.

3. Évaluer la faisabilité des solutions audio flexibles

Intervenir pour résoudre des problèmes de son figure parmi les plus gros obstacles à surmonter lors de l’organisation d’événements. Une personne qui parle de façon statique sur scène depuis un podium n’a pas besoin de la même solution qu’un présentateur qui se déplace dans la salle et qui interagit avec le public. Il convient également de vérifier si l’événement comportera une session de questions/réponses et de déterminer les solutions qui permettront au public d’y participer en toute simplicité. Les utilisateurs s’intéressent de plus en plus aux solutions audio de plafond équipées de microphones qui s’adaptent automatiquement aux différentes configurations des salles. Ce choix permet d’alléger considérablement le travail des équipes informatiques et de moduler les configurations en fonction du public ou des préférences de dernière minute du présentateur.

4. Envisager des configurations de salles de réunion intégrées

Il peut s’avérer parfois difficile de devoir configurer différentes salles pour répondre aux besoins audio et vidéo des personnes qui participent à l’événement sur site ou à distance. Avec une solution de salles de réunion intégrées, les équipes informatiques assurent une connexion audio, visuelle et numérique aux plateformes vidéo comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams à partir d’un seul et même appareil. Les directeurs informatiques disposent ainsi d’un plus grand contrôle en pouvant utiliser, si nécessaire, un logiciel de configuration à distance avec des appareils aux performances régulièrement fiables.

5. Proposer un service de formation et d’assistance sur site

La technologie événementielle a un impact significatif sur l’expérience globale lors des grands événements. C’est pourquoi il est judicieux de faire preuve de proactivité. Les directeurs informatiques peuvent former les présentateurs et le personnel sur site, ainsi que tester les équipements dans chaque pièce, en amont de l’événement. Ils ont également la possibilité de faire visiter le site aux présentateurs, au personnel administratif et à l’équipe locale en charge de l’assistance informatique avant l’événement pour les sensibiliser aux problèmes les plus fréquents et leur indiquer comment les résoudre, le cas échéant. Enfin, ils peuvent étudier les plans de recrutement pour s’assurer de pouvoir faire appel à un personnel compétent dans le domaine audiovisuel en cas de problèmes plus urgents.

Il ne fait aucun doute que la technologie événementielle peut aider des entreprises surchargées à offrir une expérience audiovisuelle de grande qualité tout au long des événements multiroom les plus complexes qu’elles organisent. En ayant recours à une technologie flexible, en planifiant, ainsi qu’en formant le personnel et les présentateurs, les directeurs informatiques peuvent contribuer efficacement à l’organisation d’événements d’entreprise, quels que soient leurs aspects.