Créer un espace de réunion n’importe où grâce à des solutions audiovisuelles de qualité

De nos jours, pratiquement n’importe quel espace peut devenir un lieu de rencontre et de collaboration, et un grand nombre d’entre eux opèrent une telle transition. Si les responsables informatiques parviennent à équiper les espaces comme les salles de conférence classiques ou les huddle rooms, ils sont de plus en plus souvent amenés à prévoir la tenue de réunions d’équipe dans des cadres informels.

Cependant, même si les équipes demandent à pouvoir échanger de manière plus informelle dans des espaces de bureaux ouverts, dotés de canapés et autres sièges que l’on ne retrouve pas habituellement dans un lieu de travail, il existe une technologie pour les espaces de réunion capable de prendre en compte ces environnements professionnels singuliers qui accueillent aussi bien les personnes se trouvant sur place que celles qui se connectent depuis d’autres lieux.

N’importe quel endroit peut devenir un espace de réunion

La nouvelle conception des espaces de réunion classiques allie collaboration et flexibilité. Cette approche spécifique permet de tirer parti des récents progrès de la technologie audio et vidéo. En effet, grâce à la connectivité filaire et sans fil, il est possible de connecter facilement un ordinateur portable et un équipement de vidéoconférence à un écran pour réunir des personnes sur site ou hors site de manière transparente.

Cependant, l’adoption du travail hybride et à distance a transformé la notion d’espace de réunion. On observe ainsi, parmi les tendances émergentes, une montée en puissance du BYOM (Bring Your Own Meeting). Le BYOM, qui s’inscrit dans le prolongement de la pratique désormais courante du BYOD (Bring Your Own Device), permet aux participants de connecter leur propre appareil au matériel disponible dans une salle de réunion, plutôt que de devoir recourir à une technologie préconfigurée pour cette salle.

Les salles BYOM étant déjà équipées des périphériques nécessaires (un écran, un microphone et une caméra), les employés peuvent rapidement connecter leurs propres appareils sans fil pour lancer une conférence à l’aide de leur plateforme préférée, qu’il s’agisse de Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.

La technologie mobile et les environnements de bureau évoluent pour s’adapter au travail à distance, au hot-desking et au déploiement de plateformes de communications unifiées (UC) ; de ce fait, la technologie des espaces de réunion se doit également de progresser. Les responsables informatiques qui cherchent à mettre en place un espace de réunion plus décontracté et à favoriser le BYOM devront relever plusieurs défis. Heureusement, la technologie n’a cessé de se développer et offre un certain nombre de solutions permettant à chacun de se réunir facilement et en tout lieu.

L’audiovisuel doit répondre aux attentes quel que soit le lieu

Le BYOM offre aux employés la possibilité de s’installer dans différents endroits en utilisant les outils de leur choix. Si cela permet aux équipes de se déplacer librement dans le bureau et d’utiliser plus efficacement l’espace disponible, une technologie de réunion s’avère indispensable pour garantir que tous les participants puissent s’entendre clairement et visualiser le contenu visuel correspondant, que ce soit dans une grande salle de conférence, une petite salle de réunion ou un espace à usage mixte.

À la différence d’une salle de conférence classique, les huddle rooms et les zones de réunion moins formelles sont mieux adaptées à une solution de conférence USB tout-en-un qui s’associe facilement à un écran et à un ordinateur portable uniques. Un tel système facilite la collaboration hybride pour les employés.

L’acoustique, en particulier dans les espaces singuliers, reste un aspect important à prendre en compte, notamment le bruit extérieur (comme la circulation et l’activité générale des bureaux), qui peut potentiellement se propager dans la zone. Les périphériques de conférence USB tout-en-un tels que le Bose Videobar VB-S et le Bose Videobar VB1 garantissent des conversations plus naturelles en se concentrant activement sur les voix dans la pièce à l’aide de quatre ou six microphones à lobes de directivité orientables. Le logiciel Bose Work Configuration permet aux employés et aux responsables informatiques de définir des zones d’exclusion pour atténuer les bruits de fond indésirables provenant des passants. Cela signifie que les faisceaux du microphone sont dirigés directement vers l’endroit où les gens sont rassemblés et non vers des personnes ou des sons extérieurs à l’espace.

Les participants à une réunion à distance depuis un espace de réunion atypique peuvent également utiliser le casque Bose Noise Cancelling Headphones 700 UC pour réduire les sons ambiants autour d’eux grâce à un contrôle actif du bruit. La technologie Bose garantit une bonne réception de l’information, mais aussi une bonne perception, par les autres participants à l’appel, de leur contribution et non de ce qui se passe autour d’eux.

Les fonctionnalités vidéo jouent également un rôle important dans la réussite de la collaboration, même lorsque les participants se trouvent dans différents espaces de réunion. Les deux périphériques Bose Videobar utilisent une caméra Ultra HD 4K pour offrir un large champ de vision, ce qui permet aux participants à la réunion de communiquer et d’être vus plus clairement. Le mode Groupe permet à tous les participants présents dans la salle de rester visibles et aux participants à distance de mieux comprendre la conversation et de mieux voir les autres objets présents dans la salle tels que les tableaux blancs et les tableaux de conférence. Le mode Individuel, disponible avec le modèle Bose VB-S, convient parfaitement pour un seul intervenant : il l’encadre et le suit de manière dynamique lorsqu’il se déplace tout en parlant.

La technologie des espaces de réunion doit être facile à gérer pour les responsables informatiques

Les solutions Bose sont conçues pour offrir une technologie d’espaces de réunion facile à déployer, à contrôler et à gérer par le personnel informatique, quels que soient le lieu et la manière dont les employés souhaitent se réunir.

Les périphériques de conférence USB tout-en-un Bose VB-S et Bose VB1 intègrent l’enceinte, les microphones et la caméra dans un seul boîtier au design discret ; leur format compact et leur conception élégante facilitent leur installation à différents endroits pour prendre en charge une grande variété de types de réunions. Le Bose VB-S offre une connectivité aisée au Wi-Fi et à d’autres appareils via Bluetooth, ainsi qu’une intégration aux plateformes de communications unifiées et aux outils de conférence en ligne. D’ailleurs, le logiciel Bose Work Management permet de gérer et de mettre à jour tous les périphériques Bose Videobar à l’aide d’une seule interface, ce qui permet à votre personnel informatique de se concentrer sur d’autres tâches.

La technologie actuelle pour les espaces de réunion promet à chacun de faciliter leur participation à des réunions depuis pratiquement n’importe quel endroit au monde. Les périphériques de vidéoconférence Bose Professional permettent de concrétiser cette promesse : favoriser la communication, améliorer les voix et inspirer confiance à vos employés, partenaires et clients.

Un groupe d’employés participe à une réunion par vidéoconférence et regarde un écran

De nos jours, il est possible de transformer n’importe quel espace en une salle de réunion, mais des fonctionnalités audio et vidéo performantes sont indispensables pour répondre aux attentes.