Lorsque l’on s’interroge sur les différents obstacles susceptibles d’entraver la productivité des employés sur le lieu de travail, l’acoustique n’est généralement pas un aspect qui nous vient à l’esprit. Or, l’acoustique des espaces de réunion joue un rôle important et permet de déterminer dans quelle mesure les participants vont pouvoir se comprendre, notamment dans des espaces de travail hybrides qui utilisent des solutions de vidéoconférence. Bien que la pollution sonore soit difficile à combattre, il existe plusieurs solutions pour y remédier. Découvrez comment l’acoustique affecte la qualité d’une réunion et comment les responsables des installations peuvent avoir recours à des solutions d’insonorisation et à la technologie pour proposer de meilleures expériences de vidéoconférence.
Bien que l’acoustique ne soit pas visible à l’œil nu, elle influe profondément sur l’expérience de vidéoconférence, notamment dans un environnement de travail hybride qui regroupe aussi bien des collaborateurs en présentiel que des collègues à distance. Lorsque la pollution sonore empêche certains collègues de s’entendre clairement (faible intelligibilité), ceux-ci sont obligés soit d’interrompre sans cesse la conversation pour demander à une autre personne de répéter ce qui vient d’être dit, soit de rester assis en silence jusqu’à la fin de la réunion, frustrés de ne pas pouvoir la comprendre dans son intégralité.
Dans le pire des cas, un environnement acoustique de faible qualité peut donner le sentiment aux participants de se sentir exclus de la vie de l’organisation, qu’ils se trouvent sur site ou qu’ils travaillent depuis chez eux. Les personnes souffrant de troubles auditifs peuvent trouver particulièrement désagréable le fait de participer à des réunions organisées au bureau dans des salles dont l’acoustique est mauvaise. Il se peut également que les collaborateurs travaillant à distance aient l’impression d’être peu considérés lorsqu’ils ont plus de mal à suivre la conversation que leurs collègues en présentiel. Certains types de personnalité, comme les personnes introverties, peuvent ne pas oser proposer leurs idées dans des espaces aussi bruyants.
Lorsque les équipes se retrouvent pour assister à une réunion, tout le monde s’attend implicitement à ce que chacun se concentre sur l’ordre du jour. Or, il est souvent plus difficile de focaliser son attention dans un environnement acoustique de mauvaise qualité. Cette situation entraîne une fatigue mentale inutile et un stress au travail tout en réduisant la productivité de l’entreprise. Dans le cas de réunions importantes impliquant le Conseil d’administration, des clients ou des partenaires externes, un environnement acoustique de faible qualité risque de détourner l’attention des participants au moment d’aborder un point stratégique de l’ordre du jour. Par ailleurs, il sera peut-être plus difficile à l’entreprise de donner une image professionnelle et soignée d’elle-même.
Résoudre les problèmes acoustiques d’une salle de réunion prend du temps et exige d’adopter une approche à plusieurs niveaux. Dans certains cas, notamment lorsque les employés sont particulièrement frustrés, mais que l’équipe de direction hésite à réorganiser l’espace ou à investir dans la solution requise, il peut s’avérer utile de faire appel à un consultant expérimenté pour réaliser une étude officielle des lieux et préparer des recommandations spécifiques pour la salle en question. Ceci étant, les responsables des installations ont souvent la possibilité d’améliorer l’acoustique d’une salle de réunion en appliquant les cinq solutions ci-dessous.
Bien que de nombreuses entreprises privilégient un mobilier élégant aux surfaces dures et plates, ce type d’aménagement est la principale cause de pollution sonore dans les salles de réunion. Les surfaces dures réfléchissent les ondes sonores, qui se réverbèrent ensuite dans toute la salle lorsque les personnes parlent, manipulent des documents papier et bougent sur leurs chaises. L’effet cumulatif peut être beaucoup plus important que ce que vous pourriez imaginer en vous tenant tout simplement debout dans la pièce lorsqu’elle n’est pas occupée. C’est pourquoi il convient de choisir des meubles capitonnés ou aux revêtements en tissu, qui peuvent absorber une partie du son se répercutant dans toute la salle plutôt que d’ajouter à la cacophonie.
De la même façon qu’avec les meubles capitonnés, vous pouvez placer des tapis, des tentures et des rideaux sur les surfaces dures telles que les sols, les fenêtres et les murs pour améliorer l’acoustique d’une salle de réunion. Les tapis sont discrets, ce qui les rend particulièrement intéressants pour les entreprises qui accordent beaucoup d’importance à l’aspect esthétique. Les tentures et les rideaux peuvent faire toute la différence si votre salle de réunion possède de larges fenêtres ou de grandes baies vitrées. Il existe des versions insonorisantes spécifiquement conçues pour absorber les sons, que les participants à une réunion peuvent tirer lors d’une vidéoconférence. En associant des télécommandes au tableau de contrôle de la salle de réunion, les personnes présentes dans la pièce seront en mesure de les ouvrir ou de les fermer en toute commodité en fonction de leurs besoins lors des réunions.
Vous pouvez également installer des panneaux acoustiques d’insonorisation qui viennent agrémenter la décoration intérieure de l’espace de réunion ou qui se fondent discrètement au fond de la salle pour absorber le bruit ambiant. Il existe même des panneaux de porte acoustiques spécialisés qui remplissent la même fonction, à savoir réduire la quantité totale de surfaces réfléchissantes dans la salle. Les déflecteurs acoustiques suspendus au plafond permettent de contrôler le comportement du son au sein de l’espace et peuvent réduire considérablement la quantité de pollution sonore. Une grande variété de solutions d’éclairage acoustique intéressantes peuvent être mises en œuvre afin d’atteindre le même objectif.
Les plafonds suspendus, qui offrent un bon compromis entre esthétique et acoustique, peuvent contribuer à atténuer l’impact de certains facteurs à l’origine de conditions bruyantes et d’une collaboration inutilement difficile dans un espace de travail hybride. Plus le plafond est haut, plus le volume total sur laquelle le son se réverbère dans la pièce est important. En créant un plafond suspendu avec des plaques d’isolation phonique, vous pouvez réduire le volume de la salle et atténuer ainsi davantage la réverbération dans votre environnement de conférence. Si vous travaillez à la conception d’une toute nouvelle salle de réunion ou si vous souhaitez apporter des changements significatifs à une salle existante, il est recommandé d’envisager d’installer des cloisons sèches acoustiques sur les murs de votre espace de réunion.
Les solutions de conférence que vous utilisez influent également sur la qualité de l’acoustique des réunions. C’est pourquoi il convient d’examiner votre technologie actuelle et de vous interroger sur la façon dont elle prend en charge votre environnement de réunion hybride. Par exemple, une solution comme le périphérique Bose Videobar VB1 comprend six microphones à lobes de directivité orientables qui se concentrent activement sur les voix et rejettent le bruit, tandis que la fonction d’égalisation automatique optimise le son pour tous les participants. Une telle solution permet de définir des zones d’exclusion qui se focalisent automatiquement sur les personnes qui parlent, en ayant recours à une technologie de masquage sonore pour exclure le bruit ambiant de la salle, tel que la manipulation de feuilles de papier ou le déplacement de chaises. Il est même possible de la personnaliser de façon à ce qu’elle ignore le son provenant d’une porte au moment où les participants entrent dans la salle. Ces fonctionnalités de réduction de bruit et de masquage sonore permettent aux collègues participant à la vidéoconférence à distance de suivre les échanges en toute simplicité. Tous les employés peuvent avoir l’impression d’être ensemble même s’ils ne se trouvent pas dans la même pièce, ce qui simplifie la collaboration entre les équipes.
Bien qu’il soit facile de négliger l’aspect acoustique, celui-ci joue un rôle bien plus important dans la collaboration sur le lieu de travail que ce que de nombreuses personnes peuvent penser. La pollution sonore peut rapidement nuire à une réunion qui s’annonçait productive, notamment dans un environnement de travail hybride, et générer inutilement de la frustration parmi les collègues. En prenant des mesures proactives visant à améliorer l’acoustique dans les espaces de réunion, les responsables des installations peuvent aider leur entreprise à organiser des rencontres de meilleure qualité et à proposer aux clients et aux parties prenantes une présentation plus soignée.