Partout dans le monde, les environnements de travail sont confrontés à la nécessité de maintenir l’engagement de leurs employés dans un contexte de généralisation du télétravail et du travail hybride. Cadres dirigeants et employés recherchent sans cesse de nouvelles façons de rester connectés avec les membres de leur équipe, ce qui n’est pas toujours évident à distance, même avec les meilleures technologies de vidéoconférence et les environnements de réunions virtuelles disponibles.
Les experts en organisation et en réunion y vont de leurs conseils, expliquant comment les dirigeants peuvent utiliser les réunions virtuelles de manière inédite et originale, en tirant parti de technologies évoluant à une vitesse fulgurante. Les responsables informatiques et les directeurs doivent veiller à ce que le matériel de vidéoconférence prenne en charge les nouveaux formats de réunion imaginés par les chefs d’équipe.
La disparition des salles de conférence bondées ne signifie pas pour autant la fin des sessions de formation. En faisant appel aux connaissances d’experts extérieurs, les entreprises peuvent faire émerger de nouvelles façons d’aider les employés à élargir leurs compétences et à faire progresser leurs carrières, tout en contribuant à réduire la rotation du personnel.
D’un point de vue technique, ces sessions ne nécessitent pas forcément une infrastructure de vidéoconférence complexe, bien qu’il existe des stratégies pour rendre les formats de réunion « un-à-plusieurs » plus inclusifs et propices à la participation.
Il est important que les réglages dans ces outils soient facilement accessibles et modifiables, afin que les participants puissent passer en « mode podcast » sans vidéo avant le démarrage d’une session ou modifier leur photo de profil ou leur nom pour créer du lien et favoriser les interactions. Veillez à ce que la fonction de chat soit suffisamment flexible et robuste pour permettre à chacun d’intervenir lorsque les animateurs sollicitent des retours et des idées en lien avec leur présentation.
Pour créer une équipe locale ou à distance soudée, il convient avant tout de choisir les bons profils d’employés. L’efficacité du recrutement est d’autant plus déterminante que les travailleurs changent plus fréquemment d’emploi. La vidéoconférence doit être utilisée à chaque phase du processus de recrutement pour les candidats à distance tout comme pour les entretiens de présélection. Grâce à des technologies de vidéoconférence de haute qualité intégrant des caméras ultra-HD 4K et des microphones à lobes de directivité orientables pour une vidéo et un son d’une grande clarté, les entreprises peuvent taper dans l’œil des candidats dès le départ.
Ce niveau technologique permet également de promouvoir l’environnement de travail et la culture d’entreprise auprès des candidats de haut vol susceptibles de recevoir plusieurs offres. Les responsables informatiques doivent collaborer avec les RH pour créer des ressources vidéo qui présentent les équipes et le site sous leur meilleur jour. Cela va bien au-delà du partage d’écran. Les présentateurs peuvent également proposer une visite virtuelle en direct réaliste et spontanée, qui permettra aux recrues potentielles de se faire une idée juste des personnes avec lesquelles elles seront amenées à partager leurs journées de travail.
La possibilité pour les employés d’influencer et de façonner la culture de l’entreprise peut motiver les troupes, célébrer et stimuler la créativité et permettre aux membres de l’équipe de tisser des liens au-delà de leur travail quotidien. C’est en effet essentiel pour fidéliser les employés à l’heure où une vague de démissions sans précédent frappe les États-Unis.
Les équipes peuvent utiliser les technologies de vidéoconférence de manière inédite pour mettre en commun leurs idées et leurs talents. Les représentants de différents services peuvent par exemple se réunir autour d’un tableau blanc lors d’une vidéoconférence de brainstorming afin de trouver des moyens de renforcer la culture d’entreprise. Cela peut prendre la forme de performances artistiques en ligne au cours desquelles les employés partagent leurs talents musicaux, artistiques ou d’écriture, et interagissent ainsi avec leurs collègues d’une toute nouvelle manière. Des présentations virtuelles organisées tous les mois ou chaque trimestre peuvent mettre en avant les dernières réussites ou les prochains projets de l’entreprise, pour permettre aux équipes de célébrer le travail des uns et des autres. Quel que soit le format choisi, la réussite de ces initiatives dépend en grande partie de la qualité de la vidéo, de l’audio et de l’éclairage assurés par la technologie.
La transcription voix-texte est sans doute la fonction d’intelligence artificielle la plus couramment utilisée dans l’environnement de vidéo à distance actuel. Cependant, les responsables informatiques ont bien d’autres moyens d’améliorer leurs technologies de vidéoconférence pour favoriser la communication entre les employés.
Des outils de traitement du langage naturel permettant d’accentuer la voie d’un interlocuteur aux fonctions de stabilisation, en passant par les chatbots et autres assistants virtuels basés sur l’IA, il existe une multitude d’options intéressantes pour rendre les réunions plus productives et captivantes.
La réalité virtuelle continue de se développer et représente la prochaine grande évolution des technologies de vidéoconférence. Les casques utilisés pour la RV devront s’intégrer facilement au matériel de vidéoconférence existant, et les responsables informatiques devront sélectionner des équipements compatibles avec un maximum de plateformes et d’outils émergents.
Même si cela peut sembler encore lointain, les acteurs majeurs recherchent d’ores et déjà les meilleurs applications et cas d’utilisation pour rendre les réunions et sessions de collaboration plus productives dans des conditions de RV. En d’autres termes, le jour viendra où la RV sera aussi banale que l’est aujourd’hui la vidéo en direct, ce qui ouvrira de nouvelles possibilités et avancées du point de vue technologique.