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Nouvelles technologies pour les entreprises :

comment les présenter à sa direction

Chester Carlson a inventé la xérographie à la fin des années 1930, puis il a fallu plus de 10 ans pour peaufiner cette technologie de reproduction de documents popularisée par Xerox. Cependant, plusieurs grandes entreprises comme IBM et Eastman Kodak n’avaient pas jugé le concept porteur, et ce n’est que dans les années 1960 que les photocopieuses ont envahi les bureaux. Il a fallu du temps pour faire accepter aux entreprises habituées aux copies carbone qu’une machine pouvait être plus efficace et très vite rentabilisée, en offrant des économies incalculables tout en améliorant sensiblement la productivité.

Pour présenter une nouvelle technologie à une entreprise, il convient généralement de mettre en avant ses avantages avant d’évoquer son déploiement potentiel. Quand les grands précurseurs informatiques ont voulu faire acheter une photocopieuse, un ordinateur ou une caméra à une entreprise, ils ont dû d’abord démontrer aux dirigeants tous les bénéfices de cette innovation pour l’entreprise. En tant que responsable informatique, encore aujourd’hui, vous devez affirmer avec conviction la valeur des technologies modernes. Mais leur diversité et leur complexité nécessitent un plan d’attaque réfléchi pour convaincre les entreprises. Voici quelques conseils pour y arriver.

Commencez par convaincre votre propre équipe

Assurez-vous que chaque membre de votre équipe a bien compris l’intérêt d’adopter les nouvelles solutions technologiques et qu’il sait s’en servir, conscient des gains de productivité qu’elles recèlent. Dans votre équipe, vous passez peut-être pour le principal innovateur, mais n’oubliez pas que le soutien de vos collègues peut peser lourd dans l’argumentaire au moment de convaincre la direction. Prenez le temps d’expliquer en quoi consistent les systèmes et leurs avantages. (C’est aussi un bon exercice d’échange en amont de la présentation officielle devant la direction.)

Par exemple : expliquez à votre équipe qu’il est impératif d’adopter et de moderniser les nouvelles technologies utilisées en entreprise dans un contexte de travail post-COVID-19. Une analyse de 2020 réalisée par Deloitte montre que depuis le début de la pandémie, 75 % des employés de bureau ont utilisé au moins deux types de nouvelles technologies professionnelles.

Une équipe informatique travaille son argumentaire dans une salle de conférence.

Pour espérer convaincre la direction avec votre présentation, il faut avant tout gagner le soutien de votre équipe. Anticipez les questions et trouvez le meilleur moyen de montrer la valeur ajoutée de la nouvelle technologie pour votre entreprise.

Préparez votre argumentaire pour la direction

Dans un article consacré à l’introduction de nouvelles technologies en entreprise, la Harvard Business Review suggère qu’il s’agit moins d’un exercice de vente que de marketing. En résumé, l’idée est qu’en concluant une vente, on vend un produit "une fois pour toutes", tandis qu’en marketing, le fournisseur (vous et votre équipe informatique) et le client (votre direction) forment un tandem où chacun a besoin de l’autre pour réussir. Toute nouvelle technologie proposée à votre entreprise ne se résume pas à une décision ponctuelle, mais prend la forme d’un processus auquel tout le monde doit adhérer pour en profiter. C’est le bon moment de se lancer, puisqu’en 2022, les budgets informatiques devraient augmenter en flèche, à un rythme inédit depuis plus de dix ans.

Anticipez les questions

Connaître les applications d’une technologie innovante au sein de l’entreprise est un bon point. Mais il est tout aussi important de savoir quelles informations manquent à vos interlocuteurs. Anticiper leurs questions vous permettra de prendre le contrôle des échanges après votre présentation. Une approche intéressante consiste à présenter la nouvelle technologie envisagée pour votre entreprise en soulignant ses points communs avec un autre outil technologique plus connu. Par exemple :

  • une barre vidéo sophistiquée comme le périphérique Videobar VB1 de Bose Professional, qui intègre judicieusement une caméra ultra-HD 4K, six microphones à lobes de directivité orientables et des enceintes dans un seul boîtier géré par un DSP et un logiciel dédiés, peut sembler de prime abord un outil compliqué. Pourtant, elle reprend par bien des aspects le concept de barre de son, cet objet compact, économique et facile à utiliser qui s’est largement imposé dans nos maisons.
  • Si vous envisagez de transférer les données de l’entreprise vers une solution de stockage dans le cloud, il y a fort à parier que les dirigeants font déjà de même sur leur smartphone.
  • Mettez en avant la convivialité et la simplicité d’utilisation de la nouvelle technologie présentée. Les outils technologiques, tout comme les interfaces qui les accompagnent, peuvent faire peur. Préparez-vous à expliquer comment vous comptez mettre en œuvre un système ou un logiciel et l’intégrer dans les processus de travail existants. Et n’oubliez pas d’évoquer la formation.

Préparez les chiffres

Soyez prêt à prouver les économies et le retour sur investissement que représente une technologie innovante, quelle qu’elle soit, avec des données chiffrées à l’appui. Pour défendre les bénéfices économiques d’une nouvelle technologie, il existe quelques méthodes éprouvées. Comme le suggère cet article de CSO, "N’hésitez pas à présenter un double calcul du retour sur investissement : une première fois pour les rendements attendus, et une seconde en prenant en compte le scénario le plus défavorable." Personne n’a envie d’envisager (ou de présenter) ce qui se passerait dans le pire des cas, mais cette approche offre un double avantage : elle montre à votre interlocuteur que vous avez considéré la question avec objectivité et le rendra d’autant plus réceptif au scénario positif.

Trouvez un allié

Vue de l’extérieur, la direction générale peut sembler empêtrée dans la bureaucratie. Pourtant, elle se compose aussi d’individus dont au moins un pourrait être séduit par la technologie que votre équipe informatique met en avant. Si vous avez la chance de compter un directeur technique ou informatique dans la direction de votre entreprise, il pourrait être l’intermédiaire idéal entre votre équipe et le reste des dirigeants, surtout s’il s’agit de quelqu’un ayant évolué dans le domaine technologique.

Assurez-vous du soutien des dirigeants

Une fois l’adoption d’un nouvel outil technologique approuvée, le succès de l’opération dépendra également de la volonté des dirigeants de l’entreprise de voir ce projet se concrétiser. Pour cela, il vous faut impliquer la direction dans les étapes de mise en œuvre et d’intégration. Des rapports réguliers présentant le calendrier et l’avancée du projet, les points budgétaires et d’autres informations clés vous seront très utiles pour emporter et conserver l’adhésion de vos supérieurs à votre projet.

Prévoyez une offre de formation

Chacun apprend à son rythme et d’une manière différente, selon qu’il est plutôt sensible aux méthodes d’apprentissage auditive, visuelle ou kinesthésique. Ce graphique SmartSheet représente l’adoption d’un nouvel outil logiciel et donne un aperçu du processus d’intégration d’une nouvelle technologie en entreprise. La mise en œuvre et la formation prennent du temps et nécessitent une vraie stratégie. Préparez-vous à offrir des sessions de formation personnalisées aux différents profils, avec une variété de ressources et d’options comme des documents, des formations avec un instructeur et des tutoriels vidéo.

Gérer les imprévus

Le plus difficile, sans doute, pour les responsables informatiques qui tentent d’introduire une nouvelle technologie est de faire face à toutes les incertitudes ou les préoccupations inhérentes à ce processus et relatives aux éventuelles perturbations du travail. Vous avez sélectionné la nouvelle technologie qui vous semble la plus profitable à l’entreprise. Vous avez obtenu le soutien de votre équipe, préparé un argumentaire imparable, ainsi que les réponses aux questions techniques et financières. Enfin, vous avez un plan de formation bien élaboré. Mais comment garantir aux cadres de direction que ce projet se déroulera sans accroc et sera couronné de succès ? Personne ne peut prédire l’avenir, mais il est toujours possible de s’inspirer des expériences passées. Découvrez les études de cas relatives à des projets Bose Professional qui montrent comment assurer une transition fluide vers une nouvelle plateforme sans perturber les activités de l’entreprise.

Appuyez-vous sur ces stratégies pour mettre toutes les chances de votre côté lors de l’introduction d’une nouvelle technologie dans votre entreprise.