Les réunions d’entreprise ont connu de profondes transformations ces deux dernières années. Phénomène particulièrement notable, les systèmes de vidéoconférence considérés auparavant comme des solutions à mi-chemin entre produit de luxe et technologie inédite sont devenus soudainement incontournables.
Plus important encore, après avoir été utilisés par une poignée de participants installés dans quelques bureaux à distance, ils ont dû évoluer afin de pouvoir prendre en charge des dizaines d’utilisateurs, voire plus, connectés simultanément via Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts et d’autres plateformes en ligne depuis plusieurs emplacements géographiquement dispersés. Cette évolution fulgurante en termes d’ampleur a pris au dépourvu de nombreuses entreprises, ainsi que leurs responsables et directeurs informatiques.
Tous ont été contraints de réfléchir à la façon de faire évoluer rapidement leurs systèmes de vidéoconférence : La société Zoom est passée de 10 millions d’utilisateurs par jour en décembre 2019 à 300 millions en avril 2020.
En d’autres termes, l’évolutivité implique de pouvoir accueillir un nombre variable de personnes et de terminaux capables de communiquer simultanément. Plus précisément, elle sous-entend de pouvoir réunir un nombre réduit de participants le matin et des dizaines d’autres sur la même plateforme l’après-midi. Par ailleurs, un système de vidéoconférence doit désormais intégrer une grande diversité d’équipements au sein de la même session, d’un immense mur vidéo à LED à un simple iPhone.
Modèle initialement coûteux et complexe d’un point de vue technologique, les vidéoconférences sont devenues au cours de ces dix dernières années un système reposant davantage sur les applications. Le logiciel Zoom a par exemple été lancé en 2013 et l’application Microsoft Teams en 2017 seulement. Les entreprises ont alors peu à peu commencé à y avoir recours plus largement.
Ces solutions présentaient déjà des avantages évidents : les réunions organisées à partir d’une connexion audio/vidéo permettaient de réduire considérablement les frais de déplacement, de proposer aux employés et aux utilisateurs finaux des formations plus efficaces et plus rentables, ainsi que d’augmenter la contribution d’une entreprise au développement durable. Ce n’est qu’au moment où la pandémie a contraint le monde entier à s’intéresser de plus près à la connectivité et à la collaboration à distance via les vidéoconférences que ces avantages, et bien d’autres, ont été décuplés.
Des communications audio et vidéo de bonne qualité reposent sur une large bande passante et une faible latence pour éviter les artefacts dans les flux vidéo ou audio, tout particulièrement en cas de recours à des contenus vidéo 4K et audio de haute résolution. Il est important de noter que les débits proposés par un fournisseur d’accès Internet ne correspondent pas toujours à ce dont une organisation bénéficie concrètement. Il est donc judicieux de surveiller les performances réseau au moyen d’outils en ligne, comme Ookla et Fast.com.
Selon la Commission fédérale américaine des communications, le haut débit correspond au minimum à 25 Mbit/s pour le canal descendant et à 3 Mbit/s pour le canal montant. CableLabs estime que ces valeurs minimales sont largement suffisantes pour prendre en charge jusqu’à cinq participants pendant une vidéoconférence. Les applications interactives en temps réel doivent présenter une latence d’environ 200 millisecondes ou se rapprocher le plus possible du temps réel.
Ceci étant, ces valeurs supposent que le routeur et les appareils des utilisateurs soient reliés par un câble hybride fibre coaxial. La connexion Wi-Fi locale peut varier considérablement. Les interférences Wi-Fi sont principalement dues à la présence de téléphones fixes sans fil, de murs en béton, d’objets métalliques, de miroirs, de micro-ondes, de réseaux Wi-Fi qui se chevauchent et d’autres appareils électroniques sans fil. Le fait de pouvoir supprimer le plus d’interférences possible parmi ces sources potentielles peut aider à améliorer la connectivité.
Or, plus les participants sont nombreux, plus les exigences en termes de haut débit sont élevées, ce qui provoque des artefacts (comme des interruptions au niveau de la diffusion des images vidéo ou des coupures du son). Pour gérer la bande passante lors d’une réunion entre de nombreux participants, il convient, entre autres, de demander à certains d’entre eux de se connecter uniquement via le canal audio, qui consomme considérablement moins de bande passante que la vidéo. Certaines plateformes proposent aux utilisateurs de participer à la réunion uniquement par téléphone.
En augmentant l’ampleur des réunions, les entreprises risquent également d’accroître leur vulnérabilité aux interférences en ligne, comme le piratage. Les responsables informatiques ont un rôle à jouer dans ce domaine en veillant à ce que tous les membres inscrits auprès du système de conférence de l’entreprise possèdent la toute dernière version logicielle de la plateforme de réunion et du terminal (écran vidéo, smartphone, etc.) qu’ils utilisent. Les développeurs d’applications accordent aujourd’hui une attention particulière aux problèmes de piratage, comme en témoigne la fréquence plus élevée des mises à jour logicielles qui proposent des correctifs pour supprimer les vulnérabilités au fur et à mesure de leur découverte.
- Exiger que tous les participants utilisent un mot de passe unique.
- Gérer les options de partage d’écran. Modifier le partage d’écran en activant l’option « Hôte uniquement » dans Zoom ou Google Meet, par exemple.
- Utiliser l’authentification à deux facteurs pour les appareils personnels lors d’une vidéoconférence.
- Lors de l’utilisation de plateformes basées sur des applications, demandez aux participants de rejoindre les réunions à partir de leur navigateur Web plutôt que le logiciel de l’application en question. Les améliorations apportées à la sécurité des navigateurs sont mises à jour plus souvent et n’exigent pas les mêmes autorisations utilisateur que l’application. Certaines applications autorisent les utilisateurs à générer un lien d’accès à la réunion, puis à le partager sans avoir à installer l’application.
Au cours des dix dernières années, le passage de systèmes propriétaires à des plateformes basées sur des applications a permis aux conférences de devenir plus abordables. Les coûts ont pu être réduits également grâce au transfert de l’infrastructure vers le matériel utilisateur, comme les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes. Les coûts ponctuels relatifs aux systèmes matériels installés et portables peuvent varier considérablement, d’une centaine de dollars pour des webcams à des dizaines de milliers de dollars pour des systèmes de téléprésence avancés. Les coûts permanents sont induits par le haut débit, ainsi que les licences des logiciels/applications et, dans ces cas-là, ils sont proportionnels à l’envergure dont une organisation a besoin : plus le nombre de participants à la vidéoconférence est important, plus le prix est élevé.
Toutefois, les logiciels et les équipements matériels des systèmes sont de plus en plus souvent vendus « en tant que service », principalement en location ou en location-vente, ce qui réduit les coûts d’investissement ou les supprime. Il est important de prendre en compte la durée de vie attendue des équipements avant de procéder au moindre achat afin d’avoir une idée très précise du coût total de possession sur une période de 5 à 10 ans.
Compte tenu du fait que de nombreux composants utilisés dans les systèmes d’entreprise peuvent provenir de plusieurs sources (plateforme de petite salle de réunion, iPhone, etc.), il est souvent judicieux de se procurer ces composants auprès d’un seul et même fournisseur pour garantir la compatibilité et simplifier la formation. Par exemple, Bose Professional propose des solutions tout-en-un, comme le périphérique Videobar VB1, qui peut être installé dans une salle de conférence de petite ou de moyenne taille. Les grands espaces de conférence, quant à eux, peuvent utiliser des produits comme le logiciel ControlSpace Designer, les enceintes EdgeMax et les processeurs de conférence ControlSpace EX de Bose.
En matière d’assistance technique, tout dépend de ce que proposent les fournisseurs, mais gardez à l’esprit que la première personne que vous allez appeler à l’aide lors d’une vidéoconférence sera très certainement le responsable informatique. Rien ne vaut un responsable qui dispose d’un maximum de connaissances sur le système de vidéoconférence de l’organisation pour parer à toute éventualité.