À l’heure du retour au bureau après la pandémie de COVID-19, le travail hybride s’impose, et avec lui de nouvelles exigences en matière de réunions et d’habitudes de travail. Parmi les grandes tendances émergentes, le BYOM (Bring Your Own Meeting) offre aux employés le choix d’utiliser leur propre équipement informatique lors des réunions de travail en le connectant facilement aux systèmes de vidéoconférence installés dans les bureaux de l’entreprise.
Ce changement oblige les responsables informatiques à adopter toute une série de nouvelles pratiques opérationnelles et à investir dans des équipements importants dans un écosystème professionnel en rapide évolution. Si cette transition réserve son lot de défis et de questionnements, elle va de pair avec l’usage du BYOM, une technologie essentielle sur les lieux de travail hybride que les équipes informatiques se doivent de choisir vite et bien. En fidélisant le personnel, ainsi qu’en améliorant la collaboration et la productivité, ce qui influe favorablement sur d’autres indicateurs clés de performance, le BYOM s’impose comme un facteur de différenciation et de réussite intelligent dans le nouvel environnement économique.
Les systèmes de vidéoconférence offrent un moyen de communication en temps réel favorisant la productivité des équipes.
Cependant, les employés en télétravail ou en déplacement peuvent se heurter à divers obstacles qui nuisent au travail hybride : manque de matériel, accès limité au réseau, incompatibilité des fuseaux horaires ou encore restrictions technologiques. Grâce au BYOM, les employés peuvent organiser des téléconférences à partir de la plateforme de leur choix, comme Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet. Autre avantage : ils bénéficient de l’équipement fixe des salles de réunion pour collaborer plus efficacement.
Le BYOM est synonyme de connectivité totale. Dans un environnement de type BYOM, l’employé peut connecter son appareil personnel aux technologies préinstallées, les contrôler et profiter ainsi en toute simplicité d’une expérience personnalisée. Le modèle de travail hybride permet aux employés d’utiliser leurs propres appareils pour travailler au bureau ou depuis chez eux, organiser des réunions avec des collègues et collaborer avec eux où qu’ils soient tout en restant efficaces et productifs.
Un environnement de travail BYOM sécurisé est essentiel pour garantir les performances des équipes. Il est important de fournir aux employés les outils, ressources et connaissances appropriés pour assurer la sécurité des appareils personnels et protéger les informations de l’entreprise.
Déjà avant la pandémie, plusieurs études avaient montré que 67 % des employés travaillaient sur leurs appareils personnels et rapportaient ainsi chacun 350 $ par an de valeur ajoutée à leur entreprise. Depuis, ces chiffres ont sans aucun doute augmenté, les appareils devenant de plus en plus portables et quasiment omniprésents dans notre quotidien. Le BYOM s’inscrit dans cette tendance en encourageant encore davantage d’employés à utiliser leurs appareils personnels au travail.
Le BYOM présente l’avantage, entre autres, de garantir une meilleure efficacité des employés, qui peuvent plus facilement utiliser leurs appareils habituels. Les vidéoconférences deviennent alors potentiellement plus productives, puisque les collaborateurs sont plus enclins à utiliser les petites salles de réunion et les autres environnements de travail hybride.
Le contact social entre collègues contribue à augmenter leur satisfaction et à créer des liens dans les équipes marquées par un an de télétravail sans aucune interaction directe. À l’ère de la « Grande démission » et d’une explosion des taux de roulement du personnel, le BYOM peut aider à réduire la frustration et la démobilisation des employés dans l’optique de les fidéliser davantage.
L’usage du BYOM améliore également la communication, puisque les collaborateurs reçoivent les notifications sur leurs appareils personnels, qu’ils gardent toujours à portée de main. Cela s’avère particulièrement utile sur les sites de production et dans d’autres environnements où les employés sont rarement devant leur ordinateur, mais doivent rester joignables en cas d’information importante.
Outre l’impact positif du BYOM sur la communication, la collaboration et la satisfaction des employés, tant individuellement qu’en équipe, les entreprises bénéficient de possibilités d’embauche plus nombreuses. En effet, le BYOM permet de recruter des talents n’importe où, puis de les intégrer facilement en leur proposant des flux de travail efficaces et collaboratifs. L’entreprise accentue alors sa présence sur un marché plus vaste tout en fidélisant son personnel.
Les entreprises qui décident d’adopter un modèle de travail en équipes distribuées tiennent néanmoins à offrir à leurs employés les mêmes chances de collaboration qu’au bureau, ce qui génère de nombreuses demandes pour le personnel en charge des services informatiques et des communications unifiées. D’après Gartner, cette tendance accélère de deux à cinq ans les évolutions apportées aux outils utilisés sur site et hébergés dans le cloud. Ces efforts de transition numérique doivent s’accompagner d’une réelle volonté de la part des responsables et experts informatiques de convaincre le personnel et de le former à ces outils.
Autre aspect à garder en tête : ce changement devrait se traduire par une augmentation de l’investissement dans les technologies de cloud public de plus de 26 % d’ici fin 2021, comme l’observe Gartner. La création de nouvelles collaborations dans le cloud risque de renforcer encore les modèles de travail hybrides et basés sur le principe BYOM ; miser dès aujourd’hui sur les technologies de cloud appropriées peut donc vous aider à mieux imposer l’approche BYOM demain. Pour un environnement BYOM plus performant, il est aussi nécessaire d’élargir le réseau VPN et de diversifier l’utilisation d’outils de téléconférence et de collaboration pour donner le choix aux employés.
Les équipes informatiques ne peuvent espérer créer une forte adhésion au modèle BYOM sans sensibiliser le personnel aux avantages des outils collaboratifs. Après ce premier travail essentiel, les responsables informatiques doivent s’assurer d’offrir aux employés les outils de vidéoconférence adéquats pour leur permettre de connecter leurs appareils personnels efficacement et en toute sécurité. Les outils de téléconférence permettant à l’utilisateur de contrôler le volume, le positionnement de l’écran et le zoom depuis son smartphone ou de connecter ce dernier au système en mode haut-parleur offrent une expérience BYOM globale plus agréable.
Les modèles de travail hybride et de type BYOM gagnent du terrain et sont en passe de devenir la norme. Les équipes informatiques sont obligées de fournir des systèmes de vidéoconférence qui facilitent au maximum le travail du personnel, ainsi que les outils de gestion nécessaires pour garantir l’efficacité au fur et à mesure de l’évolution de la demande.