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Environnement de travail hybride : sept conseils pour créer des espaces de réunion optimaux

L’environnement de travail hybride n’étant pas près de disparaître, les entreprises recherchent des moyens de mieux l’intégrer sur le long terme. D’après une étude menée par PwC, 57 % des cadres dirigeants aux États-Unis prévoient d’investir dans la mise en place d’une salle de conférence avec connectivité virtuelle renforcée. Lorsqu’ils collaborent efficacement dans un environnement de travail hybride, les employés entretiennent de meilleures relations de travail et sont plus satisfaits de leur situation professionnelle. Tout le monde est rapidement sur la même longueur d’ondes, et l’entreprise y gagne en productivité.

Les entreprises mesurent désormais les avantages d’un environnement de travail hybride. Cependant, le choix et l’installation d’une nouvelle solution de conférence adaptée pour un espace de réunion nécessitent une planification en amont. Tout d’abord, les entreprises doivent trouver les technologies adéquates pour leurs équipes. C’est d’autant plus vrai dans le contexte du travail hybride, qui mêle différents emplacements géographiques et cadres de travail. Par ailleurs, les solutions de conférence doivent être adaptées aux salles pour obtenir les résultats escomptés.

Avec une planification soigneuse en amont, les entreprises peuvent créer des espaces de réunion optimaux pour leurs environnements de travail hybride. Voici sept conseils qui aideront les responsables informatiques et les directeurs de site à y parvenir.

Quatre collègues assis autour d’une table de conférence rectangulaire échangent avec quatre collègues par vidéo.

L’environnement de travail hybride est désormais une réalité et oblige les entreprises à créer des espaces de réunion optimaux pour l’environnement de travail moderne.

1. Identifiez les besoins de collaboration de vos employés

Les besoins de collaboration varient souvent d’une équipe à l’autre. Par exemple, une petite équipe qui se réunit fréquemment aura intérêt à utiliser une solution tout-en-un conçue pour un petit espace, quand une équipe plus grande aura besoin d’un système haute performance entièrement intégré, spécialement créé pour une salle de conférence plus spacieuse. 

En comprenant la façon dont vos différentes équipes travaillent et ce dont elles ont besoin pour bien collaborer, vous pourrez concevoir une configuration de salle de conférence qui leur correspond.

2. Portez un regard neuf sur votre espace

D’après une étude menée par Microsoft, 66 % des décideurs en entreprise envisagent de repenser les espaces physiques pour mieux répondre aux besoins de leur environnement de travail hybride. 

Étant donné qu’un grand nombre d’employés viennent au bureau pour collaborer avec des membres de leur équipe en petits groupes, il peut être utile de repenser les critères des espaces de réunion. Si les salles de conférence formelles ont encore un rôle important à jouer dans bon nombre d’entreprises, les petits espaces et les espaces communs flexibles présentent un intérêt non négligeable dans un environnement de travail hybride.

3. Tenez compte des besoins des télétravailleurs

D’après Microsoft, un employé sur 10 ne dispose pas d’une connexion Internet adéquate pour effectuer son travail. En gardant cette donnée à l’esprit, veillez à tenir compte de l’ensemble des besoins de vos télétravailleurs. 

Réfléchissez également à la façon dont l’environnement de travail hybride a modifié leur manière d’interagir avec leurs collègues. Dans le rapport de Microsoft, les collaborateurs disent s’être sentis inclus lorsque tout le monde se connectait à la même salle virtuelle. Les télétravailleurs peuvent se sentir délaissés si l’environnement de travail hybride complique les relations et les échanges avec leurs collègues sur site.

4. Évaluez les besoins des autres bureaux

Si vous organiserez des conférences avec un bureau régional ou une antenne, veillez à bien comprendre la manière dont les employés collaborent et à déterminer leurs besoins. Tout comme votre site principal, ces structures disposent sans doute également d’espaces dédiés qui peuvent être repensés pour un environnement de travail hybride. Il y a de grandes chances pour que certaines de leurs équipes aient des besoins de collaboration spécifiques.

5. Prévoyez une insonorisation

Même avec une salle de conférence dernier cri, le bruit de fond peut être source de distraction et les informations partagées peuvent parvenir à des oreilles auxquelles elles ne sont pas destinées. L’insonorisation et le masquage sonore au sein d’un espace permettent à chacun de bien entendre et d’être entendu, tout en favorisant l’intelligibilité de la parole et en préservant la confidentialité. Les réunions sont ainsi plus efficaces, que les participants soient présents physiquement ou à distance. 

Pour améliorer encore l’efficacité de l’espace, pensez également à l’éclairage dans les espaces de conférence comme dans les environnements de travail distants. De même qu’une lumière crue ou une ambiance trop sombre peuvent empêcher des collègues de bien se voir et d’interpréter correctement le langage corporel, de bonnes conditions d’éclairage favorisent la conversation.

6. Faites le choix de la conférence intégrée

Choisissez un système de conférence qui s’intègre facilement aux plateformes de communications unifiées, comme Microsoft Teams, Zoom et Google Meet. Ainsi, les équipes mettront toutes les chances de leur côté pour collaborer efficacement entre elles, satisfaire les clients et garder le contact avec les partenaires externes. La courbe d’apprentissage sera également plus douce ; chacun pourra ainsi se concentrer sur la discussion au lieu de chercher à comprendre la technologie.

7. Réfléchissez à une solution de réservation de salle de conférence

Selon PwC, 50 % des cadres dirigeants aux États-Unis prévoient d’investir dans des applications de réservation de salle qui permettent aux employés de vérifier la disponibilité des salles de conférence et de réserver les ressources dont ils ont besoin à l’avance. 

Une solution de réservation de salle de conférence peut empêcher les doubles réservations et ainsi éviter que quelqu’un se retrouve sans espace pour tenir une discussion importante.

Créer des espaces de réunion adaptés à l’environnement de travail hybride

L’environnement de travail hybride est désormais bien implanté et les entreprises réinventent la manière de travailler dans leurs locaux. Dans cette optique, elles doivent déterminer si leurs espaces de conférence favorisent suffisamment la collaboration entre des équipes géographiquement dispersées. 

Avec une planification minutieuse en amont, les responsables informatiques et les directeurs de site peuvent créer des espaces de réunion optimaux pour leurs environnements de travail hybride.