L’environnement de travail hybride n’étant pas près de disparaître, les entreprises recherchent des moyens de mieux l’intégrer sur le long terme. D’après une étude menée par PwC, 57 % des cadres dirigeants aux États-Unis prévoient d’investir dans la mise en place d’une salle de conférence avec connectivité virtuelle renforcée. Lorsqu’ils collaborent efficacement dans un environnement de travail hybride, les employés entretiennent de meilleures relations de travail et sont plus satisfaits de leur situation professionnelle. Tout le monde est rapidement sur la même longueur d’ondes, et l’entreprise y gagne en productivité.
Les entreprises mesurent désormais les avantages d’un environnement de travail hybride. Cependant, le choix et l’installation d’une nouvelle solution de conférence adaptée pour un espace de réunion nécessitent une planification en amont. Tout d’abord, les entreprises doivent trouver les technologies adéquates pour leurs équipes. C’est d’autant plus vrai dans le contexte du travail hybride, qui mêle différents emplacements géographiques et cadres de travail. Par ailleurs, les solutions de conférence doivent être adaptées aux salles pour obtenir les résultats escomptés.
Les besoins de collaboration varient souvent d’une équipe à l’autre. Par exemple, une petite équipe qui se réunit fréquemment aura intérêt à utiliser une solution tout-en-un conçue pour un petit espace, quand une équipe plus grande aura besoin d’un système haute performance entièrement intégré, spécialement créé pour une salle de conférence plus spacieuse.
D’après une étude menée par Microsoft, 66 % des décideurs en entreprise envisagent de repenser les espaces physiques pour mieux répondre aux besoins de leur environnement de travail hybride.
Étant donné qu’un grand nombre d’employés viennent au bureau pour collaborer avec des membres de leur équipe en petits groupes, il peut être utile de repenser les critères des espaces de réunion. Si les salles de conférence formelles ont encore un rôle important à jouer dans bon nombre d’entreprises, les petits espaces et les espaces communs flexibles présentent un intérêt non négligeable dans un environnement de travail hybride.
D’après Microsoft, un employé sur 10 ne dispose pas d’une connexion Internet adéquate pour effectuer son travail. En gardant cette donnée à l’esprit, veillez à tenir compte de l’ensemble des besoins de vos télétravailleurs.
Réfléchissez également à la façon dont l’environnement de travail hybride a modifié leur manière d’interagir avec leurs collègues. Dans le rapport de Microsoft, les collaborateurs disent s’être sentis inclus lorsque tout le monde se connectait à la même salle virtuelle. Les télétravailleurs peuvent se sentir délaissés si l’environnement de travail hybride complique les relations et les échanges avec leurs collègues sur site.
Si vous organiserez des conférences avec un bureau régional ou une antenne, veillez à bien comprendre la manière dont les employés collaborent et à déterminer leurs besoins. Tout comme votre site principal, ces structures disposent sans doute également d’espaces dédiés qui peuvent être repensés pour un environnement de travail hybride. Il y a de grandes chances pour que certaines de leurs équipes aient des besoins de collaboration spécifiques.
Même avec une salle de conférence dernier cri, le bruit de fond peut être source de distraction et les informations partagées peuvent parvenir à des oreilles auxquelles elles ne sont pas destinées. L’insonorisation et le masquage sonore au sein d’un espace permettent à chacun de bien entendre et d’être entendu, tout en favorisant l’intelligibilité de la parole et en préservant la confidentialité. Les réunions sont ainsi plus efficaces, que les participants soient présents physiquement ou à distance.
Pour améliorer encore l’efficacité de l’espace, pensez également à l’éclairage dans les espaces de conférence comme dans les environnements de travail distants. De même qu’une lumière crue ou une ambiance trop sombre peuvent empêcher des collègues de bien se voir et d’interpréter correctement le langage corporel, de bonnes conditions d’éclairage favorisent la conversation.
Choisissez un système de conférence qui s’intègre facilement aux plateformes de communications unifiées, comme Microsoft Teams, Zoom et Google Meet. Ainsi, les équipes mettront toutes les chances de leur côté pour collaborer efficacement entre elles, satisfaire les clients et garder le contact avec les partenaires externes. La courbe d’apprentissage sera également plus douce ; chacun pourra ainsi se concentrer sur la discussion au lieu de chercher à comprendre la technologie.
L’environnement de travail hybride est désormais bien implanté et les entreprises réinventent la manière de travailler dans leurs locaux. Dans cette optique, elles doivent déterminer si leurs espaces de conférence favorisent suffisamment la collaboration entre des équipes géographiquement dispersées.