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Conseils pour gérer les difficultés liées aux systèmes de vidéoconférence

Vos équipes informatiques peuvent résoudre les problèmes courants liés aux systèmes de visioconférence en : 

  • Repensant la stratégie des systèmes de vidéoconférence 
  • Mettant à niveau la technologie Wi-Fi pour accéder à des débits supérieurs   
  • Évaluant régulièrement l’équipement et les outils de vidéoconférence   
  • Choisissant l’équipement de conférence optimal pour une utilisation à distance  
  • Assurant la sécurité des réunions dès leur conception  

Le système de vidéoconférence est désormais l’outil le plus important de l’environnement de travail moderne à l’ère du travail hybride.

Avec l’essor des réunions virtuelles et des sessions de collaboration en ligne depuis mars 2020, les réseaux utilisant des outils sur site ou dans le cloud doivent allier puissance et flexibilité. Pour faire face aux nombreuses difficultés auxquelles elles sont confrontées, les équipes informatiques qui gèrent ces systèmes doivent plus que jamais faire preuve de créativité.

Voici quelques-uns des problèmes les plus fréquents associés au système de vidéoconférence moderne et les mesures préventives qui peuvent vous aider à y remédier.

Réseaux obsolètes

L’utilisation intensive des systèmes de vidéoconférence existants, conçus et mis en place avant la pandémie, à une époque où les réunions virtuelles n’étaient pas encore la norme et où les utilisateurs étaient regroupés dans un même espace physique, et non dispersés entre plusieurs sites distants, a eu un autre effet : l’adoption de plateformes de réunion dans le cloud a également changé la manière dont la bande passante est utilisée. Il est désormais nécessaire de trouver un compromis entre la flexibilité et les fonctionnalités proposées d’un côté, et de l’autre, la capacité des systèmes sur site à gérer un autre type de flux de données.

Les problèmes de bande passante peuvent entraîner des interruptions d’appels, une mauvaise qualité audio et vidéo due à des pertes de paquets excessive, ainsi que des performances médiocres de partage et de téléchargement des documents de collaboration. Autant d’inconvénients qui nuisent au bon fonctionnement des entreprises et doivent être traités rapidement pour préserver les opérations quotidiennes.

Pour surmonter ce défi, il est indispensable de repenser la stratégie des systèmes de vidéoconférence. Première étape : identifier la capacité maximale requise pour supporter l’augmentation du nombre de réunions virtuelles. Les responsables informatiques doivent proposer des dépenses d’investissement réfléchies pour renforcer la solidité de leurs réseaux et utiliser des tactiques éprouvées pour réduire l’impact des utilisateurs distants sur les ressources sur site.

La séparation des tunnels pour les utilisateurs distants garantit une sécurité digne d’un VPN, mais l’accès des utilisateurs aux applications dans le cloud repose sur leur connexion Internet, ce qui réduit la pression sur les ressources internes. Les réseaux locaux doivent par ailleurs être mis à jour pour éliminer les zones non couvertes par le Wi-Fi, tandis que sur les réseaux étendus, les technologies émergentes (5G et autres) doivent être évaluées afin d’identifier la meilleure structure pour des vidéoconférences de haute qualité.

Surcharge des points d’accès

La mauvaise configuration des points d’accès constitue un autre problème des configurations réseau héritées pour les systèmes de vidéoconférence. Ils permettent aux appareils de se connecter facilement à un réseau et sont essentiels pour répondre aux exigences du modèle de travail hybride.

La mise à niveau de la technologie Wi-Fi pour accéder à des débits supérieurs (1,2 Gbit/s est un objectif raisonnable) peut permettre d’augmenter le nombre d’appareils par point d’accès. Les responsables informatiques peuvent également les réagencer en fonction du nouveau flux de personnes et de réunions dans l’environnement de travail reconfiguré. Enfin, les salles de réunion utilisant de nombreux terminaux et d’autres appareils consommant de grandes quantités de données, spécialement conçus pour gérer la vidéo en streaming, doivent faire l’objet d’une attention particulière.

Besoins en équipements distants

Confrontées à la nécessité de mettre en place le télétravail pour des millions de salariés au début de l’année 2020, la plupart des entreprises ont opté pour la solution la plus rapide : utiliser tous les périphériques à portée de main pour effectuer des réunions virtuelles. Si cela peut sembler un problème mineur dans le cadre de l’amélioration des systèmes de vidéoconférence, les équipements incompatibles ont pourtant un impact direct sur la qualité des réunions à distance. Les utilisateurs mettent souvent les mauvaises expériences de réunion sur le compte des technologies de l’entreprise, alors que l’équipement entre également en jeu.

Deux ans après le début de la démocratisation du télétravail, les entreprises doivent à présent sélectionner l’équipement optimal pour le télétravail et verser à leur personnel des indemnités couvrant les dépenses nécessaires. Le coût engendré sera compensé par les avantages liés à la standardisation des équipements : en effet, certains problèmes de qualité disparaîtront totalement et tous les collaborateurs de l’entreprise disposeront d’un matériel équivalent pour travailler à distance.

Deux employés assis dans un open space échangent avec une équipe par vidéoconférence

Les défis liés aux systèmes de vidéoconférence modernes ont pris une ampleur considérable à l’ère du travail hybride.

Fonctionnement sécurisé

Dans la ruée vers Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et d’autres plateformes de communication vidéo au début de l’année 2020, l’un des premiers phénomènes viraux constatés fut celui du « Zoom bombing », ou le fait que des personnes non autorisées s’introduisent dans des réunions après avoir récupéré des identifiants et codes d’accès de réunion partagés avec négligence. Suite à cela, les utilisateurs ont appris à se montrer discrets pour mieux protéger les informations de réunion.

Cependant, certaines fonctions comme la transcription en direct ou les sous-titres facilitent la reproduction et le partage non autorisé des informations de réunion, de même que des documents et secrets commerciaux échangés entre participants par voie numérique.

Le Center for Strategic and International Studies, basé aux États-Unis, assure que les mesures de chiffrement mises en place par les principaux fournisseurs offrent toutes les protections requises, mais l’agence fédérale américaine U.S. Cybersecurity and Infrastructure Security Agency recommande quelques étapes simples pour réduire les risques de violations de sécurité.

  1. Sécurisez vos connexions en modifiant les mots de passe par défaut des routeurs et des réseaux et en veillant à ce que les routeurs à domicile utilisent la norme de chiffrement WPA2 ou WPA3.
  2. Imposez l’utilisation de codes d’accès ou de mots de passe gérés pour toutes les réunions, avec une salle d’attente pour contrôler les personnes autorisées à accéder à une session.
  3. Limitez le partage d’écran, le partage de fichiers et les autres fonctions des réunions à un petit nombre de personnes.
  4. Installez la dernière version des outils de réunion et d’autres applications pour utiliser les dernières technologies de chiffrement. Pensez également à mettre en place un système de mise à jour automatique des logiciels ou avec possibilité de désinscription.

Trop grand nombre d’outils

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet et d’autres fournisseurs de solutions de réunion et de collaboration en ligne ont su réagir rapidement afin de tirer profit de l’adoption massive du télétravail, offrant des essais gratuits pour attirer de nouveaux utilisateurs et s’implanter dans les entreprises. Les équipes informatiques ont dû s’adapter en un temps record et dépanner toutes sortes d’outils en temps réel.

La grande diversité des outils disponibles exerce une pression financière supplémentaire sur les communications unifiées et les équipes informatiques, l’utilisation d’un large éventail d’outils entraînant une redondance coûteuse. Les entreprises doivent impérativement sélectionner les meilleurs outils pour répondre aux besoins de chacun. Pour ce faire, elles doivent commencer par déterminer ceux que leurs employés considèrent généralement comme les plus adaptés.

Alors que l’ère de la vidéoconférence ne fait que commencer, les responsables informatiques doivent procéder à des audits réguliers des équipements et outils, pour identifier les solutions les plus à même de favoriser la réussite de leurs entreprises à long terme.