Équipement de vidéoconférence pour différents types de salles de réunion

La salle de réunion fait partie intégrante d’une journée de travail classique. Près de la moitié des entreprises utilise la vidéo pour communiquer avec leurs clients et des sociétés telles que Zoom ont enregistré une progression de son utilisation de près de 300 % ces dernières années. De tels chiffres indiquent tout au moins que l’équipement de vidéoconférence d’une salle de conférence peut favoriser la communication et la collaboration pour absolument n’importe quel business model.

Cela étant dit, tirer pleinement profit de votre équipement de vidéoconférence repose sur un élément clé : maîtriser l’espace où il se trouve en faisant appel à une combinaison d’appareils et de technologies adaptée à chacune de votre ou vos utilisation(s).

Étudier la configuration des espaces classiques de petite et moyenne taille

À quoi ressemblent vos salles de conférence actuelles en matière d’agencement et de configuration ? L’agencement favorise-t-il ou entrave-t-il votre activité commerciale lorsque des individus collaborent dans ces salles ? Et la technologie s’intègre-t-elle dans l’espace ou a-t-elle du mal à se faire une place ?

Voici le type de questions qu’une société doit se poser lorsqu’elle souhaite adapter un espace de conférence. Comme le fait remarquer Billetto, vendeur de billets et professionnel du marketing britannique, les deux types de configurations les plus répandues sont reconnaissables par leur nom. La configuration conseil d’administration dans laquelle les tables sont regroupées pour former un rectangle et où les chaises sont disposées autour. Et la configuration en carré dans laquelle les tables sont agencées en carré avec un espace au milieu pour qu’une personne (généralement un formateur ou un responsable) puisse se déplacer comme elle le souhaite entre les participants.

Dans ces espaces, l’attribution des sièges, leur disposition et le nombre de participants peuvent changer. Il est donc difficile de garantir la bonne transmission du son dans un espace qui fonctionne quelle que soit sa configuration.

Dans des pièces jusqu’à 6 x 6 mètres, le périphérique Bose Videobar VB1 permet de capturer l’intégralité de l’espace, y compris les participants qui vont et viennent au fur et à mesure de la réunion. Sa flexibilité convient à tout type de réunion. Sa caméra ultra-HD 4K permet le cadrage automatique, ce qui signifie que les participants à distance peuvent voir tout ce qui se passe dans la salle, des participants aux tableaux blancs et de conférence.

Grâce à toutes ses options clé en main, le périphérique Bose VB1 n’a besoin pratiquement que d’un écran pour fonctionner. Il s’adapte particulièrement bien aux petits espaces ayant une configuration traditionnelle et où le nombre de places assises et de participants peut varier.

Espaces de moyenne et grande tailles : à l’avant-garde

Nous retrouvons ensuite les configurations en U et banquet, déclinaisons de la configuration conseil d’administration. Plus répandues dans les espaces de moyenne et grande taille, ces configurations sont importantes à noter étant donné les défis qu’elles peuvent représenter en matière d’espacement : lorsque des individus sont répartis autour de tables agencées sous la forme d’un grand U ou assis en groupes « isolés », trouver un équipement de vidéoconférence adapté à ce type de salle de réunion, qui permet à tout le monde de parler et de participer de façon équitable, n’est pas une mince affaire.

Il existe également les configurations salle de classe et auditorium. Typiquement utilisés dans de très grands espaces, ces environnements sont collaboratifs, mais ont tendance à laisser un professeur ou présentateur seul face à l’assistance. Cependant, même les participants regroupés au sein d’un grand groupe faisant face à un espace de parole principal peuvent être invités à poser des questions ou à contribuer à la discussion.

Prenons l’exemple suivant : un groupe réparti en configuration banquet participe à une formation d’une journée. Les différentes équipes doivent interagir avec des instructeurs, échanger des idées et communiquer au sein de leur groupe sans gêner le travail des personnes se trouvant autour. Travailler dans ce type d’espace n’est pas toujours évident, des disputes concernant le « partage du micro » pouvant se déclencher lorsque vient le moment de parler.

Heureusement, Bose Professional a la réponse avec les solutions Bose Ceiling Audio : elles permettent aux entreprises d’intégrer entièrement n’importe quel espace, quelle que soit sa configuration ou son utilisation au quotidien. Dans un espace de taille moyenne avec des sièges dispersés, par exemple, le système Bose ES1 permet à chaque participant de s’exprimer où qu’il se trouve, le tout grâce à un seul micro. Les enceintes du système Bose DS4, quant à elles, diffusent un son limpide depuis le plafond. La solution est donc idéale pour les équipes éparpillées aussi bien physiquement que virtuellement.

Agencer les salles de réunions pour réussir

Quel que soit l’espace de réunion, prendre en compte les différences entre les solutions audiovisuelles intégrées et non intégrées est fondamental au moment de sélectionner un équipement de vidéoconférence. De manière générale, il est important de se rappeler que les espaces de plus grande taille auront davantage besoin d’une intégration complète tandis que les espaces de moyenne et petite taille peuvent mieux fonctionner avec des solutions mobiles et polyvalentes. Alors que les configurations mentionnées peuvent aujourd’hui ne pas tenir compte de tous les espaces de conférence, l’idée de base reste la même, quel que soit le nombre d’employés travaillant ensemble : lorsque les outils fonctionnent en harmonie avec le lieu et le mode de travail, rien n’est impossible.

Un homme d’affaires assis en face d’un écran avec trois collègues à distance

De nos jours, l’équipement de vidéoconférence peut s’adapter à n’importe quel espace si les outils à disposition sont adaptés.