Vidéoconférence : 5 conseils pour animer des réunions inclusives

Animer des vidéoconférences inclusives permet de s’assurer que tous les employés bénéficient de la meilleure expérience possible.

Une étude récente a révélé que les employés de bureau passent en moyenne 4 à 12 heures par semaine en réunion, la majorité d’entre elles se déroulant via des plateformes de vidéoconférence. Si les réunions virtuelles peuvent engendrer les mêmes partis pris que les réunions en face à face, la technologie offre une excellente opportunité de s’assurer de leur équité et de tenir compte des attentes de chacun.

Voici les meilleures pratiques pour garantir l’équité d’une réunion numérique.

1. Définir au préalable les attentes vis-à-vis de la réunion

Éliminez les obstacles en matière de participation en définissant au préalable vos attentes vis-à-vis de la réunion. Les animateurs peuvent facilement envoyer un ordre du jour qui définit les objectifs de la réunion, les sujets abordés et le temps imparti. En définissant ces attentes, les personnes participant à la réunion ont l’occasion de se préparer, de réfléchir à l’avance à leurs interventions ou questions et de gérer les problèmes susceptibles de survenir.

Informez les participants de la plateforme que vous allez utiliser de ses différentes fonctionnalités (par exemple, les paramètres d’accessibilité ou la fonctionnalité permettant de lever la main) et de la mise à disposition éventuelle d’un enregistrement ou d’un compte-rendu à l’issue de la réunion.

2. Développer une culture d’équité lors des réunions

La culture d’entreprise joue un rôle important pour favoriser encore davantage l’équité lors des réunions. Lorsque des employés travaillant complètement ou partiellement à distance participent à des appels vidéo, ils offrent souvent un aperçu de leur vie personnelle qu’ils préfèreraient garder privé. Dans d’autres cas, ils jonglent parfois entre les réunions et d’autres responsabilités telles que la garde de leurs enfants ou le statut d’aidant pour des membres de leur famille âgés ou malades.

Donnez le ton en prévoyant des réunions à des horaires qui prennent en compte ces paramètres. Définissez des bonnes pratiques pour éviter les distractions, comme accorder aux participants l’autorisation d’éteindre leur micro ou leur caméra, ou leur offrir la possibilité d’avoir recours à un fond de substitution ou de le flouter. Prévenir qu’il est possible qu’un animal de compagnie ou un enfant fasse irruption durant la réunion et que cette distraction doit être accueillie avec patience et bonne humeur peut aussi être utile.

Il est également bénéfique de former les équipes sur l’importance de l’équité lors d’une réunion et de mettre l’accent sur les outils et le langage qui peuvent les aider. Il peut s’agir d’encourager des collègues à parler plus fort en cas d’interruptions ou encore de définir des moments au cours de la réunion où tout le monde est invité à participer.

3. Utiliser une solution de vidéoconférence dotée d’options d’accessibilité

Les réunions numériques offrent la possibilité de s’appuyer sur la technologie pour développer l’accessibilité. Lorsque vous choisissez la technologie d’un espace de conférence ou de réunion, évaluez sa compatibilité avec les différentes plateformes de vidéoconférence et étudiez la façon dont elles peuvent soutenir une accessibilité accrue. Des fonctionnalités telles que la synthèse vocale, le sous-titrage ou la compatibilité avec des lecteurs d’écran peuvent favoriser la participation des employés souffrant de problèmes d’audition.

Voici un bon aperçu des différentes plateformes et de leurs fonctionnalités d’accessibilité.

4. Tirer parti des fonctionnalités pour encourager les contributions

Les solutions de vidéoconférence en ligne actuelles disposent d’un large éventail de fonctionnalités qui peuvent faciliter la contribution des utilisateurs. Souvent, les dynamiques de pouvoir influent sur le temps de parole des individus. Par exemple, une personne à la personnalité dominante peut s’octroyer un temps de parole plus long qu’une personne introvertie ou quelqu’un qui a besoin de temps pour traiter les informations. Plusieurs fonctionnalités peuvent contribuer à régler ce problème.

La fonctionnalité permettant de lever la main permet, par exemple, d’alerter les animateurs qu’un employé souhaite prendre la parole. Mettre à disposition une messagerie instantanée donne l’opportunité aux individus mal à l’aise par rapport au fait de s’exprimer à voix haute ou à ceux dont leur environnement immédiat les empêche d’allumer la caméra ou leur microphone de poser des questions. Utiliser la fonction « afficher les noms » permet aux employés d’indiquer, s’ils le souhaitent, le pronom par lequel ils souhaitent que l’on s’adresse à eux.

5. Adopter une politique de caméra optionnelle

Au début de la pandémie, de nombreux managers espérant promouvoir davantage de liens et d’inclusivité encourageaient les employés à allumer leur caméra. De nouvelles recherches suggèrent que le fait de demander aux employés de laisser leur caméra allumée diminue les capacités de Zoom et affecte de façon disproportionnée les femmes et les nouveaux employés. Les chercheurs mettent en lumière des problèmes allant de l’arrière-plan, susceptible de révéler des informations sur le statut socio-économique ou des responsabilités en ce qui concerne la garde d’enfant, au « grooming gap », qui oblige souvent les femmes à s’apprêter davantage.

En rendant l’allumage de la caméra optionnel pour toutes les réunions ou une sélection d’entre elles (comme celles se déroulant en l’absence de clients, par exemple), la vidéoconférence peut devenir plus inclusive.

Étapes suivantes

L’équité lors des réunions numériques est une considération de premier ordre pour optimiser la productivité et offrir aux employés la meilleure expérience possible dans le paysage professionnel hybride actuel. La technologie facilite plus que jamais cette équité : elle favorise la productivité des réunions en offrant à tous les participants l’opportunité de s’exprimer et répond aux questions d’accessibilité.

Disposer de solutions audio et vidéo adaptées peut aider les sociétés à transformer leurs réunions en une opportunité d’afficher leurs valeurs fortes en termes de diversité, d’équité et d’inclusion.

Une personne assistant à une réunion en ligne sur son ordinateur portable, le sourire aux lèvres.

Mettre en place des pratiques pour animer des vidéoconférences inclusives peut représenter une part importante de la stratégie de diversité, d’équité et d’inclusion de votre société.