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Technologie d’espace de travail : 5 stratégies pour tirer parti d’avantages cachés

La technologie d’espace de travail a changé la façon dont les directeurs informatiques optimisent la productivité des employés et simplifient leur connexion. Des solutions de vidéoconférence aux logiciels de collaboration, le paysage actuel en perpétuelle évolution regorge de nouvelles technologies qui permettent d’adopter rapidement des modes de travail hybride et à distance à l’avenir prometteur. Dans les faits, Gartner prévoit que la moitié des travailleurs de la connaissance télétravailleront d’ici la fin de l’année 2022.

Les responsables informatiques peuvent aider leur entreprise à identifier certains avantages de la technologie d’espace de travail non exploités ou non reconnus pour augmenter la productivité, améliorer la collaboration et offrir aux clients des expériences numériques positives. Voici quelques informations plus précises sur la façon dont vous pouvez tirer parti des avantages les plus importants et aider les employés à optimiser leur travail à partir d’outils, de formations technologiques et de ressources de référence ciblées.

1. Explorer les outils de la technologie d’espace de travail

La Society for Human Resource Management, une association américaine, indique que les entreprises investissent dans des solutions technologiques d’espace de travail qui encouragent la productivité et les interactions des équipes hybrides. Les principaux efforts en termes d’investissement portent notamment sur les plateformes collaboratives (70 %), le renforcement de l’infrastructure de connectivité (70 %), la formation (64 %) et l’équipement de salles de conférence avec des systèmes de connectivité virtuelle (57 %). En matière de technologie, la tendance la plus marquante est l’augmentation considérable des vidéoconférences, dont les études montrent qu’elles permettent de renforcer la productivité par rapport à des réunions en présentiel.

Les directeurs informatiques perçoivent souvent rapidement les avantages immédiats que présente la technologie d’espace de travail : augmentation de la flexibilité, économies et collaboration plus active lors des vidéoconférences par rapport à des téléconférences classiques. La technologie est à la fois puissante et vaste. Pour de nombreux responsables informatiques, c’est en tirant pleinement parti de technologies qui tiennent compte de la configuration spécifique à leur entreprise et des besoins des employés qu’il est possible de réaliser les avancées les plus spectaculaires.

Prenons l’exemple d’une représentante commerciale qui avait l’habitude de passer des journées entières sur les sites de ses clients. Aujourd’hui, grâce à la vidéoconférence virtuelle de premier plan, elle est en mesure de contacter davantage de clients chaque jour et de conclure à distance plus de contrats en une semaine sans quitter son bureau. Autre exemple : une entreprise de fabrication a mis en place des temps d’échange très brefs qui permettent à ses ouvriers de prendre connaissance à distance des problèmes soulevés par les clients et d’aider un expert technique dépêché sur place. Découvrez des témoignages qui font écho à votre travail et à vos objectifs, et n’hésitez pas à vous en inspirer au moment de prévoir les formations technologiques que vous souhaitez proposer aux employés.

Femme discutant avec l’un de ses collègues à son bureau, le doigt pointé vers l’écran de son ordinateur

Femme penchée au-dessus d’un bureau équipé de plusieurs écrans, le doigt pointé vers l’un d’eux, en grande discussion avec un collègue qui regarde l’ordinateur indiqué

2. Former les employés à l’utilisation des solutions de vidéoconférence et des terminaux vidéo

Avec l’explosion des plateformes de vidéoconférence, de nombreux collaborateurs auparavant peu enclins à la technologie sont aujourd’hui devenus des utilisateurs chevronnés. Ceci étant, les employés rencontrent toujours des problèmes audio, vidéo ou de participation qui sont susceptibles de ralentir les réunions et de donner aux autres une impression négative d’eux-mêmes. Certains problèmes nécessitent parfois une intervention technique. Mais le fait de proposer une formation sur les principes de base du dépannage des plateformes peut redonner confiance et résoudre rapidement les incidents. Dans les environnements hybrides, le recours à des terminaux intégrés et à des solutions de conférence faciles à utiliser permet aux employés d’organiser des réunions sans désagrément en toute simplicité.

3. Former le personnel pour l’encourager à adopter de nouvelles fonctionnalités

Face au développement d’infrastructures de collaboration virtuelle, les entreprises testent de nouvelles façons d’interagir et de collaborer. La revue américaine Harvard Business Review souligne un certain nombre d’avantages inattendus associés aux vidéoconférences et aux réunions virtuelles, dont l’amélioration des sondages, des réunions « hors site » mieux structurées et des sessions de réflexion plus constructives. Souvent, les employés habitués à travailler dans des environnements non numériques n’ont jamais eu l’occasion de découvrir ces opportunités. Le fait de pouvoir présenter ces fonctionnalités aux employés et de leur suggérer comment les utiliser peut donner lieu à des sessions plus productives. Par exemple, les entreprises peuvent avoir recours aux sondages lors d’une réunion générale dédiée aux préoccupations des employés ou au moment du lancement virtuel d’un produit pour identifier les fonctionnalités suscitant le plus d’intérêt auprès du public cible.

4. Identifier les besoins des employés en matière d’infrastructure

Les vidéoconférences mobilisent parfois beaucoup de bande passante, surtout en cas de présence de plusieurs participants, de collaboration en temps réel sur des fichiers ou de transfert de documents volumineux entre différents appareils. Les directeurs informatiques mettent de plus en plus souvent à niveau l’infrastructure et les appareils de leur entreprise pour tirer parti des technologies émergentes. Deloitte indique que l’augmentation de la productivité et de l’efficacité est la principale raison qui pousse les responsables informatiques à adopter les technologiques 5G et Wi-Fi 6. Toutefois, de nombreux employés ne sont pas familiers de ces technologies et ne savent pas par quels appareils elles sont prises en charge ni comment y accéder. En présentant les améliorations qu’elles apportent à l’infrastructure et la façon dont elles peuvent améliorer l’accès aux logiciels de collaboration, simplifier les interactions lors des vidéoconférences et bien plus encore, les équipes informatiques sont en mesure d’optimiser les performances dans l’ensemble de l’entreprise.

5. Prendre en compte les politiques BYOM (Bring Your Own Meeting)

Étant donné que les employés, les équipes et les clients passent plus de temps à collaborer au sein d’environnements numériques, il est tout naturel que des préférences pour telle ou telle solution voient le jour. Microsoft Teams, Google Meet, Zoom... Toutes ces solutions ont enregistré une croissance exceptionnelle au cours de l’année écoulée. Les entreprises introduisent des politiques BYOM qui permettent aux employés d’organiser des réunions à partir de la solution de leur choix plutôt que de contraindre les utilisateurs à un seul et même outil hébergé. Les responsables informatiques qui conçoivent les systèmes permettant de prendre en charge plusieurs environnements virtuels (et qui exploitent des solutions intégrées pour simplifier autant que possible le passage d’une réunion à une autre dans des configurations hybrides) peuvent aider les employés à trouver la plateforme la plus appropriée pour les réunions qu’ils organisent.