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ハイブリッドな働き方を定着させる5つの必須リモートテクノロジー

ハイブリッドな職場への移行を推進するIT担当者にとって、移行後のオフィスに最適なリモートテクノロジーを選ぶことができるかどうかは成功の分かれ道になります。

仕事のやり方が日々変化する中、オフィスや会議エリアでリモートワークを実現するツールは、柔軟で、直感的に使用でき、ユーザー数の増加に対応し、様々なプラットフォームを使用する他のデバイスともやり取りできることが条件になります。IT担当者はこうした重要な判断が、進化していく職場に従業員を対応させ、高いパフォーマンスを発揮させたいと考えている会社や組織に大きく影響を与えることを認識しています。

そのため、ハイブリッドな働き方への移行に最も適したリモートテクノロジーを選択するのは容易ではありません。IT担当者は、予算だけでなく、テクノロジーがうまく機能しなかった場合に職場の生産性にどのような影響が出るのか、従業員のコラボレーションやイノベーションにどのような弊害をもたらすのかを考慮する必要があります。

ここでは、ハイブリッドな働き方が求められる時代に優れたリモートテクノロジーを導入する重要性を認識しているIT担当者をサポートするため、職場のパフォーマンスを確保する上で考慮すべき5つの重要分野を紹介します。

会議室でハイブリッドワークテクノロジーを使用している従業員。

リモートテクノロジーの柔軟性は、ハイブリッドな労働環境で組織が成功を収めるために不可欠です。

1.個人のワークスペースにも質の高い音声と映像機器を確保する

今なおソーシャルディスタンスが求められるハイブリッドな労働環境では、ビデオ端末がかつてないほど重要になっています。オフィスに復帰した従業員も、リモートワークを継続している同僚やオフィスの別の場所で仕事をしている同僚とのバーチャル会議の機会が多くなると予想されます。端末としては、ビデオだけでなく最高レベルのオーディオ出力とマイクを導入し、対面やリモートを問わず、チームがその場で起きているすべての状況を映像と音で共有できるように整備する必要があります。参加者が部屋の中を動き回る様子やホワイトボードに書いた内容を明確に確認できるようにすることで、より効果的な話し合いややり取りが可能になります。こうしたハイクオリティな機器や大型ディスプレイを用意することで、リモート参加者の疎外感や分断感などの不満を解消できます。チームは自然にやり取りできるようになり、場所を問わず連携できるようになります。

2.柔軟なワークスペースへの移行

簡単に持ち運べるリモートビデオ機器は、汎用性と操作性が高く高度な柔軟性をもたらします。コラボレーションを実現するテクノロジーがあれば、オフィス、ワークショップ、工場エリアなどのあらゆるスペースで会議を行うことができます。その場合、使用する場所はもちろん、その空間のサイズや音などが会議にどのように影響するのか考慮することが重要です。ハイブリッドな働き方が広まることでオフィススペースの使い方が変化し、急速にオフィス規模が縮小する中で、会議室の予約過多や、コラボレーションやハドルセッション専用のスペースがない状況を解決するために、ポータブルな会議機器は汎用性の高いソリューションになります。

3.効果的な会議室用オーディオとビデオ

調査によると、リモートビデオは、電話での通話や対面会議よりはるかに効果的なコミュニケーション手段だと考えられています。ハイブリッドな働き方に移行し、ビデオセッションの数が大幅に増加する中、ハドルルームや中規模の会議室を活用することが重要になります。オーディオとビデオ機器は、対面やリモートのすべての参加者に最高の体験をもたらす必要があります。重要な資料が見えなかったり、重要な取引先と接続できないといった事態が発生しないように配慮しなければなりません。簡単な設置で、高品質なカメラ/スピーカー/マイクを、ケーブル1本で素早く接続できるような機器は、会議を成功に導く必須条件です。

4.会議エリアやハドルスペースの利用改善

パンデミック以前は、会議エリアを効率的に利用することの重要性は軽視されがちでした。今では、対面会議とリモート会議の両方をサポートする機能的なスペースの整備が不可欠になっています。こうしたエリアに多額の資金が投じられ、リモート会議テクノロジーとの統合が進む中、一方で使用頻度の低い会議室や割り当てを誤った会議室の費用も急速に拡大しています。そのため、会議室管理ツールとデータ分析機能が、拡大するこうした問題の解決策になります。室外に設置された会議室コントロールパネルにより、オンラインと直接の予約、スケジュール変更、従業員間の調整が可能になり、会議スペースを無駄なく活用できます。さらに、会議室の利用状況に関するデータを収集することで、ビデオ会議室で音声のみの会議を行っていたり、「見込み予約」で会議室が埋まっているように見えて実は使用されていない状況など、従業員の行動に基づいて改善箇所を特定できます。こうしたパターンを明らかにすることで、従業員のコラボレーションとテクノロジー投資の両面から継続的な改善が可能になります。

5.適切なコミュニケーションとコラボレーションのためのツール

パンデミックの結果、リモート技術と機器を利用して業務と協業を継続するオプションが数多く生まれました。Zoomは成長を遂げ、今や「Zoomする」という動詞になるまで一般化しています。MicrosoftはTeamsを使用して生産性を向上させるソリューションのオールラウンドリーダーとしての地位を固めています。その他多くのテクノロジーもビデオ会議と音声会議でイノベーションを実現し、最大限の柔軟性と充実した補完機能を提供しています。それらは、新規ユーザーの獲得のために無料トライアルのブームが去る一方で、企業や組織はできるだけ複数のオプションを確保することが重要です。多様なオプションを用意することで、従業員は効果的なコミュニケーションと仕事のために最適なソリューションを見つけることができます。

ITチームと経営陣は、かつてないレベルの需要を経験するはずです。今後は、リモートテクノロジーを効果的に使用してハイブリッドな労働環境のメリットを最大限活用することで、差別化と効率性向上を実現する機会が数多く生まれます。