小規模会議室のビデオ会議環境を最適化する5つのヒント

小規模会議室で快適なビデオ会議を行うには、環境の最適化が不可欠です。IT担当は、さまざまな場所で会議ができるよう整備を求められています。

例えば、ハイブリッドワークが主流となりつつある今では社内の会議室はもちろんのこと、シェアオフィスや自宅の寝室を活用したオフィスまで、あらゆる場所でビデオ会議が行われています。ここでは、小規模スペースでビデオ会議のパフォーマンスを最大化するために、音声・映像の機能についてどのようにアプローチしたらよいかをご紹介します。

今日のビデオ会議において最も重要な技術的課題は、ミクロ環境をサポートし、チームが場所を問わずに生産性を高め、つながりを構築できるようにすることです。最近のある調査では、83%の従業員がハイブリッドワークモデルを望んでいることが分かっています。このため、組織は社内のハドルルームからホームオフィスまであらゆる小規模スペースでのビデオ会議を最適するためにそのテクノロジーについての理解を深める必要があります。

• 会議スペース広さはどのくらいか
• 会議室は一人用か、または複数人の使用を想定しているのか
• コンピューター、スマートフォン、タブレットなど、各自が機器を持ち込んで会議を行えるようにするのか、あるいは必要なシステムを備え付けにするのか？
• 共有スペースの場合、騒音や集中を妨げる要因があるか

効果的なビデオ会議の土台となるのは、社内のハドルルームの合理化です。会議用に設計された小規模会議室は、そのシステムを最適化すればオフィスから世界中の同僚や顧客とつながる完璧な拠点となり得ます。さらに、１台のPCを囲んで会議をする必要はなく、こうした場所に最適なソリューションがあります。

在宅勤務や、周囲に人がいる場所で集中して仕事をする場合は、オーディオソリューションを十分に検討することが重要です。たとえば、高品質なノイズキャンセリングヘッドホンを使用すれば、電話会議の音声を即座に改善することができます。相手の声を明瞭に聞き取れるようになるだけでなく、こちら側の周囲のノイズをブロックできるため、相手にもこちらの声をクリアに届けることができます。

既存の機器を最大限に活用するためのトレーニングも、ビデオ会議の体験を向上させるのに役立ちます。単にビデオ会議用のプラットフォームにログインして通話するだけでは、快適な会議環境にはなりません。サウンド、ビデオ、マイクの機能を、ユーザーが適切に設定して使いこなせるようになることで、最適な体験を実現できます。