小規模会議室のビデオ会議環境を最適化する5つのヒント

小規模会議室で快適なビデオ会議を行うには、環境の最適化が不可欠です。IT担当は、さまざまな場所で会議ができるよう整備を求められています。

例えば、ハイブリッドワークが主流となりつつある今では社内の会議室はもちろんのこと、シェアオフィスや自宅の寝室を活用したオフィスまで、あらゆる場所でビデオ会議が行われています。ここでは、小規模スペースでビデオ会議のパフォーマンスを最大化するために、音声・映像の機能についてどのようにアプローチしたらよいかをご紹介します。

会議に必要なテクノロジーの要件を正しく把握する

今日のビデオ会議において最も重要な技術的課題は、ミクロ環境をサポートし、チームが場所を問わずに生産性を高め、つながりを構築できるようにすることです。最近のある調査では、83%の従業員がハイブリッドワークモデルを望んでいることが分かっています。このため、組織は社内のハドルルームからホームオフィスまであらゆる小規模スペースでのビデオ会議を最適するためにそのテクノロジーについての理解を深める必要があります。

小規模スペースの課題を解決するには、多くの場合大規模なスペースとは異なるアプローチが必要になります。以下の点を考慮してください。

  • 会議スペース広さはどのくらいか
  • 会議室は一人用か、または複数人の使用を想定しているのか
  • コンピューター、スマートフォン、タブレットなど、各自が機器を持ち込んで会議を行えるようにするのか、あるいは必要なシステムを備え付けにするのか?
  • 共有スペースの場合、騒音や集中を妨げる要因があるか

小規模なハドルルームを最適化する

効果的なビデオ会議の土台となるのは、社内のハドルルームの合理化です。会議用に設計された小規模会議室は、そのシステムを最適化すればオフィスから世界中の同僚や顧客とつながる完璧な拠点となり得ます。さらに、1台のPCを囲んで会議をする必要はなく、こうした場所に最適なソリューションがあります。

たとえば、Bose Videobar VB1は、最大6 x 6 mの会議室に対応し、自然な音声とクリアな映像を1台で実現する会議デバイスです。6つの自動ビームステアリングマイク、4KウルトラHDカメラ、ボーズ独自のスピーカーを備え、さらにケーブル1本でPCと接続でき、部屋をすっきりと整頓する上にこの1台でビデオ会議に必要なテクノロジーを提供できます。

人の多い場所に適したオーディオソリューションを見つける

在宅勤務や、周囲に人がいる場所で集中して仕事をする場合は、オーディオソリューションを十分に検討することが重要です。たとえば、高品質なノイズキャンセリングヘッドホンを使用すれば、電話会議の音声を即座に改善することができます。相手の声を明瞭に聞き取れるようになるだけでなく、こちら側の周囲のノイズをブロックできるため、相手にもこちらの声をクリアに届けることができます。

適切なヘッドホンを使用することで、音量も含めオーディオ体験をカスタマイズできます。例えば、ノイズキャンセルのレベルを自在に調節し、完全に遮断することも周囲の人と会話することも可能です。社内の共有スペースや出張先の混雑した空港でも、ノイズキャンセリングヘッドホンを使用することで、いつでも電話会議に参加できるようになります。

機器についての知識を深める

既存の機器を最大限に活用するためのトレーニングも、ビデオ会議の体験を向上させるのに役立ちます。単にビデオ会議用のプラットフォームにログインして通話するだけでは、快適な会議環境にはなりません。サウンド、ビデオ、マイクの機能を、ユーザーが適切に設定して使いこなせるようになることで、最適な体験を実現できます。

自社で使うプラットフォームと合わせて機器の適切なトレーニングを実施することで、機器が持つパフォーマンスを最大化できるようになります。また、オーディオキャンセリングヘッドホン、プロ品質の外付けマイク、高性能なWebカメラなど、必要なアクセサリーについて知ることにもつながります。

接続性を最大限に活用する

もう一つの重要な要素は、従業員の業務環境を考慮した接続品質です。例えば、帯域幅の負荷の高いプログラムは、在宅勤務の社員の自宅ネットワークに大きな負担をかけることになります。たとえば、ビデオ会議のHD映像を送信する際、優れた映像を維持するために上下およそ2 Mbpsの帯域幅が必要となりますが、4K映像では20 Mbps近く必要になります。既存のインフラを最大限活用するために、IT担当はこうしたネットワークや帯域幅なども配慮しておく必要があります。

さらに、従業員の協力を得てインターネット接続や機器の性能がこのレベルのパフォーマンスに対応できるかを確認することも重要です。Wi-Fi接続を使用している場合は、ルーターのQoS機能を調整してワイヤレス接続を優先するなど、パフォーマンスを向上させるために措置を講じることができます。

リモートワークだからといって、音声や映像の品質を妥協する必要はありません。今日のハイブリッドワーク環境において、ビデオ会議はチームのつながりを維持するために不可欠なものであり、戦略的にテクノロジーを選択することで、働く場所にかかわらずビデオ会議の体験を向上させることができるのです。

Bose Professional L1 Pro Line Array Systemに接続したモバイル機器を操作する手

理想的なビデオ会議環境は、小規模スペースにおける通話を最適化します。