非同期ワークフローのためのユニファイドコミュニケーション戦略

リモートワークやハイブリッドワークにおいて、会議の公平性をサポートするためにユニファイドコミュニケーションの進化とテクノロジーへの投資が進むにつれ、非同期ワークフローに注目が集まっています。

パンデミック以前からすでに増加していたリモートワークやハイブリッドワークは、2019年にはナレッジワーカーの27%、全労働者の17%を占め、企業や組織が自社のビジネスや社風に適した使い方を見出すにつれ、さらに増加の一途をたどっています。実際、研究者によると、2022年末までに北米の全専門職の25%がリモートに移行し、その後もこの割合は上昇していくことが見込まれています。バーバードビジネススクールのプリスウィラジ・チョードリー教授をはじめとする識者は次のように言明しています。「おそらくこの先10年のうちに『リモートワーク』という呼び方はなくなり、単に仕事と呼ぶようになるでしょう」

こうした非同期型のコミュニケーションスタイルは急速に主流となりつつあり、リアルタイムの会議やプレゼンテーションは、録画されたイベントへと進化しつつあります。こうした録画は、オンデマンドで閲覧したり文字起こしとして利用したりできます。非同期ワークフローのメリットを活用しつつ失敗を回避するには、綿密な計画と適切なテクノロジーが必要になります。

非同期ワークフローの定義

非同期ワークフローとは、リアルタイムでないあらゆるコミュニケーションやプロセスを指すもので、テキストメッセージ、ポッドキャスト、オンデマンドウェビナー、ビデオコンテンツ、Eメールなど、ビジネスや生活の中で数多くの例が見られます。誰かが作成したコンテンツを、ほかの人が都合のよい時間に閲覧したり、繰り返し見たり情報を共有・参照したりできます。またこのワークフローでは、複数のプラットフォームを横断して簡単にアクセスすることもできます。

リモートワークやハイブリッドワークが日々の業務に浸透したことや、タイムゾーンを超えた効果的なコラボレーションへのニーズにより、こうした非同期ワークフローがナレッジワーカーにとって日常的なものとなりました。また、このワークフローは今日の職場で最も求められる柔軟性ももたらします。

Bose ProfessionalのBose Workディレクター兼グローバルヘッドを務めるマーティン・ボドリーは次のように述べています。「非同期型のコミュニケーションにより、継続的に柔軟性を強化できます。物理的な場所だけでなく、時間についても同じことが言え、毎日の予定にも柔軟性をもたらします」

非同期ワークフローが主流に

タイムゾーンが異なる社員同士のワークフローやコラボレーションの促進に、ユニファイドコミュニケーションは欠かせないものです。たとえば、東海岸のテクノロジー担当の責任者であれば、アジアに拠点を置く開発チームとの連携に非同期型のコミュニケーションに大きく頼る必要があると考えられます。

さらに今日では、録画ビデオは同じ場所にいる従業員も柔軟に利用できるメリットから需要が高まっており、ツールへの慣れも相まってトレンドは加速しています。この需要は、オフィスで最も馴染みのある製品のイノベーションを促進しています。

「Microsoftは、これまでプレゼンテーションの録画をサードパーティ製品に依存していましたが、PowerPointの最新のリリースで録画ボタンが追加されました」と、ボドリーは言います。「これは、さらなるコンテンツ録画機能に対する市場の需要を証明しています」

非同期型のコラボレーションを促進するイノベーション

ZoomやMicrosoft TeamsなどのUCプラットフォームの導入が加速していること、ハードウェアも進化し続けており、技術面での環境が整いつつある中で、企業は非同期ワークフローの本来の価値を再認識する必要があると、ボドリーは指摘します。

「ハードウェア市場では、高性能なコンテンツキャプチャーに対応し、高品質で高度なスタジオ照明や高機能なオーディオ性能を備えたデスクトップ機器が登場しています」と、ボドリーは言います。

文字起こしも、記録から会議の公平性にいたるあらゆる面で重要な役割を果たします。一部のプロバイダーは、AIを活用した文字起こし機能を提供しており、その精度はますます高まっています。

「これにより非同期ワークフローの価値がさらに高まっています。文字起こしは後で読むことができ、発言者の名前も記録されるからです」と、ボドリーは指摘しています。文字起こしは、翻訳やローカライズのベースとしても利用でき、国際的な多言語チームのコミュニケーションの円滑化にもつながります。

非同期ワークフローでコラボレーションを強化

非同期ワークフローを適切に導入することで、数多くのメリットが得られます。その筆頭が、特にリアルタイムの環境では貢献しづらいと感じているチームメンバーのコラボレーションの向上です。

「ライブの環境では、特定の人がいつも発言する一方で、他の人は遠慮したり、返答を検討するのに時間がかかったりすることもあります。これに対し、非同期型の環境では誰もがより発言しやすくなります。つまり、より公平な貢献の機会を醸成できるのです。参加者全員から意見を聞くことができるため、これは大きな価値となります」と、ボドリーは述べます。

さらに、非同期型のコミュニケーションやコラボレーションは、多忙で会議に出席できない経営陣や主要な関係者の参加も促すことができると、ボドリーは強調します。また、非同期型の会議は、時間を節約し、週次の簡単なミーティングやプロジェクトの進捗などのコンテンツを録画するのにも使用できます。このような録画したコンテンツは自由に閲覧することができます。

オーディオおよびビジュアルテクノロジーの選び方

円滑な非同期ワークフローの促進には、テクノロジーへの投資が非常に重要です。ライブ会議であれば、多少の映像の乱れは許容できますが、録画の場合は可能な限りスムーズな映像と音声で自然な体験を実現できることが重要です。音声と映像の品質は、再生時のクオリティから、正確な文字起こしまで、あらゆることに影響を及ぼします。「この非同期ワークフローにおいて、録画コンテンツのオーディオの品質が最も重要です」と、ボドリーは言います。

非言語コミュニケーションの重要性を鑑みると、ビデオキャプチャーやディスプレイも考慮する必要があります。ボドリーは言います。「コンシューマー向けソーシャルアプリにおいて高品質のビデオキャプチャーがどれだけ普及しているかに着目すると、ビデオに収めるコンテンツの質に対する優先度が高まっていることが分かります。私たちは皆、高品質な体験を期待しています。コミュニケーションの手段は言葉だけではありません。ボディランゲージや顔の表情、抑揚などでもコミュニケーションを取っています。それらすべてを捉えることができます」

IT担当は、さまざまな環境を想定し、高品質の録画・録音・再生に対応できるテクノロジーを検討する必要があります。

個人のリモートワーカーやハイブリッドワーカーであれば、ノイズキャンセリングヘッドセットを使用することで、プロ品質のオーディオを実現し、集中の妨げとなるノイズを容易にブロックできます。小規模から中規模の会議室では、カメラ・スピーカー・マイク一体型ビデオバーにより、簡単な操作でユニファイドコミュニケーションプラットフォームでの高性能のオーディオ・ビデオを使用できます。

たとえば、Bose Videobar VB-Sは、4つのビームステアリングマイク、4K対応ウルトラHDカメラ、定評あるボーズサウンドを提供し、最大3 x 3 mの空間に対応します。Bose Videobar VB1は、6つのビームステアリングマイクなどのさらに幅広い性能を提供し、VB-Sと同様の高品質の録画および再生体験を実現。最大6 x 6 mの会議室に適しています。

成長し続けるスペース

過去2年間で職場は大きな変化を遂げ、今後も変化と進化は続いていきます。企業では、今日の働き方に応じてテクノロジーに対するアプローチを再考しており、これが将来的に重要な競争上の優位性となります。非同期ワークフローとユニファイドコミュニケーションツールの需要は、Z世代や若い世代が職場に出てくるにつれて、ますます増えていくでしょう。

「十代の若者に目を向けてみてください。私にも3人の子供がいますが、子供たちのスマートフォンの使い方を見ていると、通話は月に1度か2度ですが、メールや通知は数えきれないほどです。この世代の子供たちが皆このように育っているとすると、非同期型のマインドセットが職場において大きく影響することになります。実際、これはすでに始まっています」と、ボドリーは言います。

非同期型コミュニケーションのための適切なツールを導入することは、社員の潜在能力を引き出すだけでなく、組織の次世代の生産性を高める基盤となります。

ノートPCでビジネスプレゼンテーションを視聴する従業員

高品質のコンテンツを提供する非同期ワークフローは、プロジェクトのコラボレーションからパーソナライズされた会社の最新情報まで、幅広いメリットをもたらします。