BYOM方式と常設型ホストPC方式: その違いとは

ハイブリッドな職場に最適なソリューションを検討する際、コラボレーションやコミュニケーション、それらに必要なリソースの面で、ミーティングスペースの大きな課題が浮き彫りになることがあります。オンライン会議の時代における、こうしたスペースの柔軟性と「あらかじめ設定が済ませてある」簡易性を満たすためには、セッションをどのように開催するかや、会議の機能がどの程度中央化および制限されている必要があるかを決定する必要があります。

中心となる論点は、会議室の環境で参加者が各自の機器や会議プラットフォームを使用して会議を行う「Bring Your Own Meeting」(BYOM)構成が適しているのか、それとも部屋にあらかじめ設定され常設されている専用PCのほうが良いのかということです。

現代の会議室におけるユニファイドコミュニケーション(UC)のニーズにより、プレゼンテーションの開催や文書の共有、オンラインサービスやWebサイトの利用、リモートの従業員との会議、写真や画像の共有、複数の機器との同時コラボレーションといった標準的な機能が必要とされています。こうしたニーズを念頭に置いて、BYOM方式と常設型ホストPC方式の違いを詳しく見ていきましょう。両者の違いを知ることで、組織に適したアプローチを判断することができます。

BYOM方式の基本

BYOM方式の場合は、ある程度知識のある従業員が各自のノートPCやタブレット、その他の機器を使用して、ディスプレイスクリーンなどの既存のハードウェアやBose Videobar VB1などのオーディオ/ビデオハイブリッドコンポーネントに接続し、会議やコラボレーションセッションを実施します。

この環境では、参加者が任意のUC会議サービスを持ち込むことができるため、機能やインターフェースの好みによって、Microsoft TeamsやGoogle Meet、Zoomなどのプラットフォームを柔軟に選ぶことができます。機器を容易に切り替えられることは、仕事上の人間関係を確立することが難しい今、特にクリエイティブ志向のワークグループによるコラボレーションセッションなどにおいて、コミュニティと一体感の構築に役立つことから、BYOM環境の大きなメリットとなります。

BYOM方式の会議室では、Bose Videobar VB1とMersive Solstice ConferenceやBarco ClickShare CX-30/CX-50との組み合わせなど、誰でも利用でき、特定のテクノロジーに依存しない機器やネットワーク機能の導入が必要になります。さらに、ユーザーが簡単に接続して使用できるよう、関連するすべての機器のファームウェアを定期的かつ計画的にアップデートする必要があるほか、プレゼンテーションや生産性のためのさまざまなツールを同時に使用できる、十分な通信帯域幅を確保する必要もあります。

常設型ホストPC方式について

専用のPCと会議やコラボレーションのためのサービスが導入された会議室では、すべての設定があらかじめ済ませてあるため、参加者が機器の準備をする必要がありません。

組織レベルで会議室の正確なニーズが十分に検討されたのち、一般的には単一のプラットフォームやスイートが選ばれます。この選択に応じて、IT部門によってハードウェアや関連する機能の選定が進められ、標準的な会議に必要なソフトウェアがPCにインストールされます。

ビデオバーやマイク、スピーカーなど、その他の機器はすべて、ホストPCとの接続および設定が完了しているため、参加者や発表者が慣れていない機器を推測で操作する必要がなくなります。たとえば、ボーズのテクノロジーアライアンスパートナーのうちの1社との提携によるBose ProfessionalのCeiling Audio Solutionでは、ボーズスピーカー、Sennheiser TeamConnect Ceiling 2マイク、ボーズアンプおよびデジタルシグナルプロセッサー(DSP)と、Lenovo ThinkSmart Core + Controllerのようなホスト型機器を組み合わせることで、完全統合型の会議室において究極の会議体験を提供します。

常設型ホストPCが導入された会議室は、通常、高度に組織化および計画された集まりに最適です。この場合、専用のPCのツールに慣れている参加者が、あらかじめ選択されたソフトウェアを使用します。こうした会議室では、Zoom Room、Microsoft Teams Room、Google Meet RoomなどのUC会議の種類や、サブスクリプションも決定する必要があります。その一方で、この構成は融通が利かないため、他の選択肢がほとんど利用できず、会議室の機器やソフトウェアのインターフェースに慣れていない参加者にとって使用が困難になる可能性があります。

このハイブリッドな働き方の時代、会議室の構成の決定は、多大な労力のかかる仕事です。BYOM方式か常設型ホストPC方式かを選択する際には、日常的なニーズや最も使用頻度の高い機能について経営陣や従業員にアンケートを実施し、柔軟性と、自分で設定する必要がないことによる安定性と安全性のバランスを見極めることが重要です。

スクリーンのある会議室で、テーブルに座る数人の従業員

最新の会議室へ機器を導入する際には、BYOM方式か常設型ホストPC方式かを決定する必要があります。