ビデオ会議ソリューションの適切な選び方

かつては「あると便利」なテクノロジーであった高性能なビデオ会議ソリューションですが、今ではほぼすべてのオフィス環境で、全社員が利用できることが必須となりました。リモートワークやバーチャル会議の増加により、ITやユニファイドコミュニケーションの担当者は、進化を続けるオーディオ/ビデオソリューションの最新情報を常に把握しておく必要があります。

エンタープライズ規模の大企業や法人組織に最適なソリューションを選ぶ際には、コスト、参加人数のキャパシティ、オプション機能…などは考慮すべき要素の一部にすぎません。

ここでは、職場の成功を支えるビデオ会議のオーディオ/ビデオソリューションヒントをいくつかご紹介します。

ビデオの解像度を考慮する

高画質な映像を実現するための2つの重要な要素は、カメラと映像を配信するプラットフォームです。まずカメラですが、ビデオ会議で使用する際の基本的な要件を満たすことから始めます。解像度は1080pまたは2160p(4K)で、30FPS以上に対応した高品質なWebカメラを、可能な限りすべての機器で利用できるように予算を割り当てましょう。

 

次にプラットフォームですが、高品質な映像が会議の成功のためにどの程度重要かを考慮すれば、必要なプラットフォームを絞り込むことができます。例えば、最大解像度が720pのサービスもありますが、エンタープライズレベルのクライアントでは最大1080pのビデオ会議ソリューションが標準的となっているため、満足度の面で劣るでしょう。

会議室の長テーブルで数人とのビデオ会議セッションに参加するオフィスワーカー。

リモート会議の重要性が増したことで、適切なビデオ会議ソリューションの選定が最重要課題となっています。

必要な追加機能を洗い出す

最近では、ビデオ会議機能のみが単体で必要とされることはほとんどありません。高品質なオーディオ/ビデオソリューションには、チャットやファイル共有機能などの基本的なコラボレーションツールを備えている事が必須となっています。

ビデオ会議ソリューション分野には多くのメーカーがあり、各社が提供する幅広いオプションや機能の中から、必要な機能の組み合わせを選ぶには多大な労力がかかります。同時再生できる高画質ビデオの数やギャラリー表示の有無、字幕や文字起こし対応の有無など、さまざまな機能を比較・検討する必要があるためです。そうした機能を比較するスプレッドシートを作る前に、まずはアンケートを実施し、組織の使用状況を確認して、どの機能が最も必要とされているか、および業界で一般的に利用されているかを把握しましょう。

いうなればスーパーへ買物に行く前に一週間分の買物リストを作るようなもので、これにより「魅力的だが不要な機能」に惑わされることなく、必要なものだけを選ぶことができます。

セキュリティを確保する

重要なビジネスミーティングのセキュリティを維持するためには、ビデオ会議ソリューションの柔軟性や機能と、暗号化のガードレール(クライアント側だけでなく、プロバイダーが提供するものも含めて)とのバランスをとることが重要です。

エンタープライズレベルのサービスは、主催者側が必要に応じて柔軟に会議のセキュリティを設定できる必要があります。例えば、会議参加にはパスワード入力を必須にする、または参加者を許可制にするなど、必要に応じて会議の参加範囲を限定できるなどです。その他の便利なオプションとして、会議の招待URLが転送された際の自動アラート機能、会議の録画や録音のブロック機能、機密ファイルへの広範なアクセスを防ぐために共用チャットエリアでのファイル共有の制限などがあります。

プロバイダーに関しては、適正評価を実施し、データストレージ機能が安全で他のネットワークから隔離されていることを確認します。さらにデータ伝送は、非軍事組織の標準である56ビットまたは128ビットの暗号化キーで保護されていることを確認します。

使いやすさを見極める

パンデミック以降、オーディオ/ビデオソリューションは日々の業務において欠かせないツールとなっています。こうしたツールにどのような機能が求められるかは、さまざまなデータを参照して、ユーザーがそのソリューションをどれだけ使いやすいと感じているかを参考にします。例えば、Zoomがビデオ会議ソリューションの業界でこれほど急速に突出した存在となった理由の一つは、初心者でも「ワンクリック」でサインインできる手軽さにあります。

こうしたプラットフォームは、最大限直感的で使いやすく、全体の構成はシンプルなままで主要な機能はすぐに使える必要があります。可能な場合は無料トライアルを利用して、限られた範囲で新しいツールをテストし、社内のさまざまなチームや部門のユーザーからフィードバックを集めて、その有用性を判断すると良いでしょう。

使用率とROIを向上させるためのヒント: ビデオ会議ソリューションを導入したら、その機能をユーザーが最大限に活用しリモート会議に快適に出席できるよう、トレーニングセミナーや録画チュートリアルなどを提供しましょう。または、メーカーが提供するビデオチュートリアルやトレーニングも活用するとよいでしょう。