ハイブリッドな働き方に最適な会議環境を整えるためのヒント

在宅勤務とオフィス勤務を両方取り入れた“ハイブリッド”な働き方は今や日常となりつつあります。社員はオフィスだけでなく、自宅はもちろん、あらゆる場所で仕事に取り組んでいます。PwCの調査によると、米国の72%の経営幹部はバーチャルコラボレーションツールへの投資を検討しており、57%はバーチャル接続機能を強化した会議室への投資を予定しています。

組織で最先端の会議テクノロジーを導入しても、マネージャーや従業員がそのツールの機能や日常業務での使い方を理解していなければ、ハイブリッド環境での効果的なコラボレーションは期待できません。こうしたことから、ITリーダーは組織のニーズに応じて会議ツールのトレーニングを実施する必要があります。基本的な知識を周知することで、ヘルプデスクへのサポート依頼を減らすことができます。

例えば、ハイブリッドチームのマネージャーは、対面スタッフやリモートスタッフとのチーム会議だけでなく、顧客やクライアントが参加する会議の実施方法を学ぶ必要があります。各地域のオフィスによっては、メインオフィスでスタッフ同士がコラボレーションする際に独自の要件が必要になる場合があります。重役の秘書役も、経営陣や顧客がオンプレミスやリモート環境で参加する会議をサポートするために、その役割に応じたトレーニングが必要です。

また、すべての従業員は、会議テクノロジーの機能やハイブリッド会議の実施方法について最低限の知識を共有する必要があります。同様に、リフレッシュトレーニングを定期的あるいはオンデマンドで実施したり、従業員が参照できる解説シートを用意するのも効果的です。新入社員オリエンテーションに会議テクノロジーのトレーニングを組み込むのもお勧めです。

ハイブリッドな会議室を確実に構築するには、長期的な計画も不可欠です。短期的な要件のみを考慮して予算を組むと、予想より早い段階で会議ソリューションの見直しが必要になる可能性もあります。ITリーダーは、会議ソリューションの生涯コストを評価し、継続的に管理できるように計画する必要があります。通常、こうした予算分析では、オフィス拠点とリモートのワークスペースで必要となるすべてのユーザーライセンス、特定の会議室で会議ソリューションを運用するためのライセンス、さらにオフィスとリモートの両環境で使用する会議用機器やアクセサリーのハードウェアアップデートを考慮します。

また、会議システムの維持・更新を担当するITスタッフの作業時間も考慮しなければなりません。さらに、会議システムの問題を解決し、最適な性能を引き出すための分析ソフトウェアのコストもあります。リモート管理対応のソリューションがあれば、システムの健全性を容易に追跡・管理し、ソフトウェアアップデートを効率的にリモート展開できます。

さらに、従業員や新入社員を対象としたトレーニングセッションや、ITチームメンバーを対象とした管理者向けトレーニングのコストも発生します。会議ソリューションを使用する従業員やチームが増えても、すべての拠点でスムーズなハイブリッド会議体験をサポートできるように、IT部門はネットワークリソースの予算も計上する必要があります。