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ハイブリッドな働き方に最適な会議環境を整えるためのヒント

在宅勤務とオフィス勤務を両方取り入れた“ハイブリッド”な働き方は今や日常となりつつあります。社員はオフィスだけでなく、自宅はもちろん、あらゆる場所で仕事に取り組んでいます。PwCの調査によると、米国の経営幹部の72%は、バーチャルコラボレーション用のツールへの投資を計画しており、そのうちの57%はバーチャル接続機能を強化した会議室への投資を計画しています。

こうした投資の価値を最大化するために、IT担当者はベストプラクティスに従い、各組織に適した会議室を設計・管理する必要があります。ここでは、ハイブリッドな働き方に適した会議室や打ち合わせスペースの構築・維持について、IT担当者が知っておくべきヒントをまとめます。

ハイブリッド会議に必要な要件を評価する

IT担当者は、会議用のソリューションを選定する前に、まず自らの組織の要件をオフィス・リモート両方を視野に入れて考慮する必要があります。

例えば、専用の会議室や打ち合わせスペースを構築する場合、音声会議用プロセッサーやエンドポイント、スピーカーやエコーキャンセリング機能を備えた完全統合型の会議室ソリューションが必要になります。こうしたソリューションがあれば、リモート参加者も明瞭な音声で会議室の参加者と会話することができ、参加者同士の意思疎通が容易になります。多くの企業ではあらゆる打ち合わせや会議のシナリオに柔軟に対応するため様々なワークスペースを構築しています。社員それぞれが会議室ごとの用途とシステムを把握していれば、目的に合わせて会議室を選びスムーズに使いこなすことができ、それが発表会でも役員会議でも滞りなく実施できるでしょう。

また、多くの企業は、Zoom、Microsoft Teams、Google MeetなどのWEB会議用のUCプラットフォームを採用しているため、そうした汎用プラットフォームと親和性の高い統合型の会議ソリューションを導入することで、例えば社外のビジネスパートナーや顧客ともリモート会議ができる柔軟な環境を実現できます。

自宅からオンラインビデオ会議に参加する在宅勤務の女性。

ハイブリッドな職場に求められる会議室は、目的にあった適切なツールとシステムを備えている必要があります。

リモートワークでは、モバイルやデスクトップのWEB会議ツールと互換性の高いノイズキャンセリングヘッドホンを使用すれば、相手の声も明瞭に聞こえ、こちらの声もクリアに伝わり、仕事の効率を高めることができます。また、リモート会議で重要な要素として、音声の明瞭性だけではなく、映像の明瞭性も上げられます。オフィス側も、リモート側も互いの視認性を高めることで、コミュニケーションがさらに円滑になります。

さらに、会議室の参加者とリモートの参加者をつなげるハイブリッドな会議室のソリューションは、企業の成長や要件の複雑化にも対応していける拡張性も求められます。Bose Videobar VB1は、マイク・カメラ・スピーカーが一体となっており、USB1本でパソコンと接続できる簡易性と、壁掛け・テーブル・ディスプレイマウントなど設置の柔軟性、そして専用ソフトで他拠点の複数デバイスをリモートで一括管理できる利便性を兼ね備えています。また、ハードウェア要件だけでなく適切な帯域幅やサービス品質(QoS)といったネットワーク要件も重視すべき点です。

社員全員がシステムを使いこなせるようにする

一方で、社内に最先端の会議テクノロジーを導入しても、社員がそのツールを使いこなせなければ効果的なコミュニケーションは期待できません。こうしたことから、IT担当者は組織のニーズに応じて会議ツールのトレーニングを実施する必要があります。基本的な使い方を周知することで、将来的にヘルプデスクへの依頼も減らすことができるメリットもあります。

例えば、リモート勤務・オフィス勤務のメンバーが混在するチームのマネージャーは、社内の会議だけでなく、顧客やクライアントが参加する外部とのリモート会議の実施方法を知っておく必要があります。地方支店がある企業であれば、各拠点と本社のスタッフがやりとりする際に、独自の要件が必要になる場合もあるでしょう。また、重役の秘書やアシスタントも、経営陣や顧客がオンプレミスやリモート環境で参加する会議をスムーズに行うために、その役割に応じたトレーニングが必要です。

このように、すべての社員が会議システムの機能やハイブリッド会議の実施方法について基礎知識を持つことで、社内・社外に関わらず効果的なコミュニケーションが可能になります。そのために、定期トレーニングや簡易マニュアルの作成、新入社員の研修にトレーニングを組み込むのもよいでしょう。

継続的な管理・保守の計画を立てる

持続可能な会議ソリューションを構築・運用するには、長期的な計画が不可欠です。短期的な要件のみを考慮して予算を組むと、予想より早い段階でソリューションの見直しが必要になる可能性もあります。IT担当者は、ソリューションの生涯コストを評価し、継続的に管理できるように計画する必要があります。こうした予算分析では、オフィスの全拠点とリモートのワークスペースで必要となるすべてのユーザーライセンス、特定の会議室でシステムを運用するためのライセンス、さらにオフィスとリモートの両環境で使用する会議用デバイスやアクセサリーのハードウェアアップデートも考慮します。

また、会議システムの保守・更新に必要なITスタッフの作業時間や、トラブルシューティングとシステムの最適化に必要な分析ソフトウェアのコストも考慮する必要があります。リモート管理に対応したソリューションであれば、システムの健全性を容易に追跡・管理し、離れた場所からでもソフトウェアアップデートを効率的に実施できます。

さらに、社員を対象としたトレーニングセッションや、ITチームメンバーへの管理者向けトレーニングのコストも発生します。会議ソリューションを使用する社員が増えても、すべての拠点でスムーズに会議が行えるように、IT部門はネットワークリソースの予算も確保する必要があります。

効果的に機能するハイブリッドな職場環境の実現に向けて

PwCの調査によると、60%以上の経営幹部が、バーチャルコラボレーションに必要なツールとマネージャーのトレーニングに対する支出が増加すると予想しています。IT担当者は、組織のバーチャルコラボレーション要件を評価し、社員に会議システムの使い方を周知し、保守・管理を長期的な視点で事前に計画しておくことで、持続性のある効果的な会議環境を構築できます。こうした適切な準備をすることで、IT担当者は組織のハイブリッドな職場環境を成功に導くことができるのです。