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ハイブリッドな働き方に最適な会議環境を整えるためのヒント

米国の経営者の57%は、バーチャル接続機能を強化した会議室への投資を計画しています。1

IT担当者はハイブリッド会議のニーズを評価するときに、以下を考慮する必要があります。

  • ユニファイドコミュニケーションの統合  
  • マネージャーと従業員のトレーニング  
  • 継続的な保守管理コスト  
  • 独自の空間や要件への対応 
  • ネットワーク性能 

在宅勤務とオフィス勤務を両方取り入れた“ハイブリッド”な働き方は今や日常となりつつあります。社員はオフィスだけでなく、自宅はもちろん、あらゆる場所で仕事に取り組んでいます。PwCの調査によると、米国の72%の経営幹部はバーチャルコラボレーションツールへの投資を検討しており、57%はバーチャル接続機能を強化した会議室への投資を予定しています。

こうした投資の価値を最大限まで高めるために、ITリーダーはベストプラクティスに従い、各組織にふさわしいハイブリッド会議室を設計・管理する必要があります。ここでは、ハイブリッドな労働環境に適した会議室やハドルルームの構成・維持についてITプロフェッショナルが知っておくべきヒントをまとめます。

ハイブリッド会議要件の評価

ITリーダーは、会議ソリューションを選定する前に、自らの組織の要件を把握する必要があります。

例えば、専用の会議室やハドルルームを構成する場合は、音声会議用プロセッサーやエンドポイント、スピーカーやエコーキャンセリング機能を備えた完全統合型の会議室ソリューションが必要になります。こうしたソリューションがあれば、会議のリモート参加者も明瞭な音声で会話することができ、参加者同士の意思疎通が容易になります。多くの組織は、多様なコラボレーションシナリオに対応するための柔軟なワークスペースを構築しています。候補となる会議室ソリューションを把握することで、そうしたソリューションを迅速に導入することができ、時間的に制約のある公式発表や役員会議を滞りなく実施できます。

多くの従業員やチームは、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど、一般的な統合型コミュニケーションプラットフォームを使用しています。そうしたプラットフォームと統合できるハイブリッドコラボレーションソリューションを選択することで、参加者が使用するプラットフォームにかかわらず、社外のビジネスパートナーや顧客と最大限の柔軟性をもって接続できます。

自宅からオンラインビデオ会議に参加する在宅勤務の女性。

ハイブリッドな職場に求められる会議室は、目的にあった適切なツールとシステムを備えている必要があります。

また、リモート会議で重要な要素として、音声の明瞭性だけではなく、映像の明瞭性も上げられます。リモート側の照明環境を整えることで、オフィス側はビデオ会議でリモート参加者を容易に視認できるようになり、コミュニケーションがさらに促進されます。

ハイブリッド会議ソリューションには、組織の成長と要件の複雑化に対応できる拡張性が求められます。適切な帯域幅やサービス品質(QoS)などのネットワーク要件も、ハイブリッドコラボレーションを検討する際に特に重視すべき点です。

マネージャーと従業員を対象とした会議テクノロジーのトレーニング

組織で最先端の会議テクノロジーを導入しても、マネージャーや従業員がそのツールの機能や日常業務での使い方を理解していなければ、ハイブリッド環境での効果的なコラボレーションは期待できません。こうしたことから、ITリーダーは組織のニーズに応じて会議ツールのトレーニングを実施する必要があります。基本的な知識を周知することで、ヘルプデスクへのサポート依頼を減らすことができます。

例えば、ハイブリッドチームのマネージャーは、対面スタッフやリモートスタッフとのチーム会議だけでなく、顧客やクライアントが参加する会議の実施方法を学ぶ必要があります。各地域のオフィスによっては、メインオフィスでスタッフ同士がコラボレーションする際に独自の要件が必要になる場合があります。重役の秘書役も、経営陣や顧客がオンプレミスやリモート環境で参加する会議をサポートするために、その役割に応じたトレーニングが必要です。

また、すべての従業員は、会議テクノロジーの機能やハイブリッド会議の実施方法について最低限の知識を共有する必要があります。同様に、リフレッシュトレーニングを定期的あるいはオンデマンドで実施したり、従業員が参照できる解説シートを用意するのも効果的です。新入社員オリエンテーションに会議テクノロジーのトレーニングを組み込むのもお勧めです。

継続的な管理とメンテナンスの計画

ハイブリッドな会議室を確実に構築するには、長期的な計画も不可欠です。短期的な要件のみを考慮して予算を組むと、予想より早い段階で会議ソリューションの見直しが必要になる可能性もあります。ITリーダーは、会議ソリューションの生涯コストを評価し、継続的に管理できるように計画する必要があります。通常、こうした予算分析では、オフィス拠点とリモートのワークスペースで必要となるすべてのユーザーライセンス、特定の会議室で会議ソリューションを運用するためのライセンス、さらにオフィスとリモートの両環境で使用する会議用機器やアクセサリーのハードウェアアップデートを考慮します。

また、会議システムの維持・更新を担当するITスタッフの作業時間も考慮しなければなりません。さらに、会議システムの問題を解決し、最適な性能を引き出すための分析ソフトウェアのコストもあります。リモート管理対応のソリューションがあれば、システムの健全性を容易に追跡・管理し、ソフトウェアアップデートを効率的にリモート展開できます。

さらに、従業員や新入社員を対象としたトレーニングセッションや、ITチームメンバーを対象とした管理者向けトレーニングのコストも発生します。会議ソリューションを使用する従業員やチームが増えても、すべての拠点でスムーズなハイブリッド会議体験をサポートできるように、IT部門はネットワークリソースの予算も計上する必要があります。

効果的に機能するハイブリッドな労働環境の確立

PwCの調査によると、60%以上の経営幹部は、バーチャルコラボレーションツールとマネージャーのトレーニングに対する支出が増加すると予想しています。ITリーダーは、組織のバーチャルコラボレーション要件を評価し、従業員に会議テクノロジーのトレーニングを実施し、ハイブリッドコラボレーションソリューションの維持・管理について長期的な視点で事前に計画するなど、ハイブリッド会議環境の準備を進める必要があります。適切に準備することで、ITプロフェッショナルは組織をハイブリッドな労働環境へと確実に導くことができます。