さらに、会議室のみならず、あらゆるミーティングスペースを幅広くカバーできます。例えば、予算の限られたスタートアップ企業が中規模のオフィスを会議で使いたいという場合には、必要な時に設置してすぐに使えるオールインワン会議デバイスが適しているでしょう。または、自社にあるサイドオフィスを時にはハイブリッドワーク用の空間として、時にはミーティング用のハドルスペースとして使いたいという場合にも有効です。
また、非統合型のソリューションは比較的軽量なため、上記のように、空間のニーズが日によって異なる企業にも理想的です。例えば、オールインワンUSB会議デバイス「VB1」または「VB-S」とモニターをセットで可動式カートに設置すれば、どこの会議室でも必要な時に上質なオーディオと高画質映像をすばやく実現できる移動式のソリューションとして活用できます。これはビデオバーを導入する際の1つの例で、もちろん常設としても様々な設置オプションを提供しています。こうした設置の柔軟性が、ビデオバーがさまざまな空間で使いやすい理由の一つです。
これらのことから、非統合型のソリューションは、会議システムの導入コストを抑えたい企業に最適な選択肢と言えます。また、「すべての会議室ごとに１台ずつ専用デバイスを置くほどではなく、会議をするときだけ使いたい」というケースが多い企業にも適したソリューションといえるでしょう。ビデオバーは、BYOM用途での使いやすさ―だれでも簡単に接続できる一般的なWEB会議プラットフォームに対応している―を念頭に設計されています。こうしたソリューションにより、高品質な会議を即座に実現できる上、機材の導入コストも抑えることができます。
システム統合型の会議室は、企業のニーズとスペースの技術要件に合わせて構築されます。また、会議室の構造に合わせてハードウェアを組み込んで施工できるため、室内の美観を重視したいときにも有効です。その会議室に特化したニーズに合わせて細かな部分までコントロールすることも可能です。
非統合型のソリューションに用いられる機材は、ハブ、ディスプレイ、カメラなどですが、統合型会議ツールは次のような機材で構成されます。
- 統合型天井設置オーディオソリューション: 各種ボーズスピーカーとゼンハイザーTeamConnect Ceiling 2天井マイク、ControlSpace EX-440Cプロセッサー、PowerSpace P2600Aアンプを組み合わせ、卓越したエコーキャンセリング技術により音質を最大限まで高めます。会議室内の参加者だけでなく、リモートの参加者も含め、全員がクリアな音声で自由にコミュニケーションできるようになります。
- メインスピーカーとサテライトスピーカー: 会議室の音響環境に合わせて設置され、どの席にも優れたサウンドを提供します。
- シグナルプロセッサーとアンプ: VoIPとPTSN通信をサポートしており、卓上マイクも接続できます。
予算面以外でも、会議テクノロジーを導入する前に企業とIT担当が確認しておくべき事がいくつかあります。その過程を経ることで、ワークスペースとそれを最大限に活用するために必要なテクノロジーの全体像が見えてくるでしょう。
スペースはどのように使用されるのか？基本的なことですが、ここはできるだけ具体的な答えを用意してください。今の時点でしっかり把握しておけば、いざ意思決定のタイミングが来たときに万全な状態で進めることができます。用途によって空間に必要な機能は異なります。例えば、従業員が集まる場所と、経営陣が集まる会議室では別のアプローチが必要です。
コミュニケーションの手段は？プラットフォームは何が使われているのか？役員会議室を例に考えてみましょう。重役やそのパートナーが会議に使用するすべてのコミュニケーションツール、プラットフォームを考慮します。例えば、VoIP、PTSNなどがあるのではないでしょうか。システムがどのようなインターフェースに対応すべきかを把握しておくことは、意思決定において重要な指針となります。
部屋ごとに柔軟に選択できるか？チームや空間が異なればコミュニケーションのニーズも異なるため、場合によってはハイブリッドなアプローチを検討するのもよいでしょう。つまり、統合型システムが必要な会議室には専用のソリューションを常設し、より柔軟なセットアップが必要な会議室には非統合型のソリューションを使用するということです。
将来のニーズは？100%の予測は不可能ですが、将来のニーズを予想しある程度それに合わせてロードマップを考えておくことで、現在だけでなくこの先も役立つツールを絞り込むことができます。そうすると、予算編成だけでなく、今後ソリューションが提供できる価値まで、あらゆる影響を視野に入れて検討ができます。
こうした一連についてまず検討してからディーラーやコンサルタントに連絡し、ニーズに最適なツールに関する情報を得るとよいでしょう。
