マルチルームイベントの管理や企画を行う際、IT担当が考慮すべき課題がいくつかあります。たとえば、参加者が会場内の複数の部屋に分散している場合、音声や映像の収録方法を検討する必要があります。また、プレゼンなどはライブ配信されておりプレゼンターの映像と音声は常にベストな状態で参加者に配信されていなくてはなりません。さらに、ZoomやMicrosoft Teamsなどの一般的なUCプラットフォームのユーザーを対象に配信したいのであれば、それらのプラットフォームが統合された会議ソリューションも検討すべきでしょう。
適切なテクノロジーと戦略により、複数の部屋をつなぐ同時会議セッションをシームレスに実施できます。以下は考慮すべき5つのヒントです。
まずは、各会議室を確認することから始めましょう。会議スペースは、既存のインフラ、広さ、レイアウト、用途によって部屋の特長が異なります。それぞれの会議室に合ったプランニングができれば、イベント企画のストレスや懸念も減らすことができます。会議室の特長がわかれば、柔軟な統合ソリューションが必要なのか、または特定のセットアップでカスタマイズが必要なのかがより判断しやすくなります。
最近では、対面イベントでもデジタルリソースを使う場合が良くあります。例えば、リモート参加者も招待するのであれば、プレゼンを安定してライブ配信できるようネットワークの帯域幅を考慮しなければなりません。会場全体で必要になるネットワーク容量を把握した上で、部屋ごとに問題が無いかそれぞれ確認しておくことも必要です。もし接続が不安定な場合にはその部屋のAV機器をWi-Fiではなく有線接続に変えるなど、状況に応じてより確実な方法を検討しましょう。
マルチルームイベントの最も大きな課題の一つが、音声関連のトラブルです。例えばプレゼンターが演壇で話す場合と、会場内を移動しながら話す場合などでは、適したソリューションが異なります。参加者との一体感をもたらすために効果的なQ＆Aセッションを入れたい場合もあるでしょう。こうしたニーズに柔軟に対応し、また部屋のレイアウトや参加状況、プレゼンのスタイルに応じて収音エリアを自動で調整できる天井埋込型オーディオソリューションも今注目されているシステムの一つです。こうした柔軟性の高いシステムならば、ITチームの作業を大幅に削減できる上にイベント直前の変更にも臨機応変に対応できます。
対面とバーチャルの参加者双方のオーディオ・ビジュアルのニーズに対応できるよう部屋ごと個別に異なるセットアップを用意するのは大変です。統合型会議室ソリューションを導入することで、Zoom、Google Meet、Microsoft TeamsなどのUCプラットフォームをホストにして映像も音声もすべて一つのデバイスから接続できるようになります。IT担当はリモート設定ソフトウェアを使用して効率的に管理できるだけでなく、信頼性の高いパフォーマンスを一貫して提供できます。