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イベントテクノロジー入門: マルチルームイベントの企画と管理

全社イベントの企画、複数の部屋を使ったカスタマーイベントの開催、業界カンファレンスでのサウンド・ビジュアルの提供など、優れたイベントを実現するうえでテクノロジーの重要性はこれまで以上に高まっています。

適切なテクノロジーでイベントが運営・管理できれば、ITチームの課題を減らし、またさまざまな場所から参加する参加者全員に一貫した体験を提供することができます。

ここでは、マルチルームイベント特有の課題と、それらに対応しイベントを成功させるヒントをご紹介します。

マルチルームイベントの種類

今日のビジネスシーンでは、さまざまな大規模イベントが頻繁に開催されています。例えば、大型のスペースと小さなミーティングスペースなど別々の空間をライブでつないだり、対面・バーチャルの参加者が一緒に参加したりするイベントもあります。例としては以下が挙げられます。

  • 複数ゲストによる小セッション形式で行う業界カンファレンス
  • 顧客を招いた交流イベント
  • 社員交流や養成セミナー
  • 対面での採用イベント
  • 取引先向けの展示会
  • 製品発表会や告知イベント

こうしたイベントには、従業員、経営陣、役員、顧客や取引先、さらには一般の参加者などさまざまな人々が参加します。そのため、イベント全体を通して確かなオーディオビジュアル体験を提供することが重要な鍵となります。それは、コンテンツを明確に参加者に届けるために必須であることはもちろん、自社の対応力を示す良い機会にもなります。

ノートPCを置いた演台の前に立ち、会議の参加者に向けてプレゼンテーションを行う女性

イベントテクノロジーを活用することで、ITチームは、複雑なマルチルームイベントを効果的に管理できます。

イベント管理の課題と考慮すべきこと

マルチルームイベントの管理や企画を行う際、IT担当が考慮すべき課題がいくつかあります。たとえば、参加者が会場内の複数の部屋に分散している場合、音声や映像の収録方法を検討する必要があります。また、プレゼンなどはライブ配信されておりプレゼンターの映像と音声は常にベストな状態で参加者に配信されていなくてはなりません。さらに、ZoomやMicrosoft Teamsなどの一般的なUCプラットフォームのユーザーを対象に配信したいのであれば、それらのプラットフォームが統合された会議ソリューションも検討すべきでしょう。

もちろん、イベント当日に重大なトラブルが起きないように、必要な要件を事前に評価し柔軟なアプローチで企画することが大切です。

マルチルームイベントを成功させるヒント

適切なテクノロジーと戦略により、複数の部屋をつなぐ同時会議セッションをシームレスに実施できます。以下は考慮すべき5つのヒントです。

1.会議室のセットアップを確認する

まずは、各会議室を確認することから始めましょう。会議スペースは、既存のインフラ、広さ、レイアウト、用途によって部屋の特長が異なります。それぞれの会議室に合ったプランニングができれば、イベント企画のストレスや懸念も減らすことができます。会議室の特長がわかれば、柔軟な統合ソリューションが必要なのか、または特定のセットアップでカスタマイズが必要なのかがより判断しやすくなります。

2.通信と接続の安定性を見極める

最近では、対面イベントでもデジタルリソースを使う場合が良くあります。例えば、リモート参加者も招待するのであれば、プレゼンを安定してライブ配信できるようネットワークの帯域幅を考慮しなければなりません。会場全体で必要になるネットワーク容量を把握した上で、部屋ごとに問題が無いかそれぞれ確認しておくことも必要です。もし接続が不安定な場合にはその部屋のAV機器をWi-Fiではなく有線接続に変えるなど、状況に応じてより確実な方法を検討しましょう。

3.サウンドオプションの柔軟性を評価する

マルチルームイベントの最も大きな課題の一つが、音声関連のトラブルです。例えばプレゼンターが演壇で話す場合と、会場内を移動しながら話す場合などでは、適したソリューションが異なります。参加者との一体感をもたらすために効果的なQ&Aセッションを入れたい場合もあるでしょう。こうしたニーズに柔軟に対応し、また部屋のレイアウトや参加状況、プレゼンのスタイルに応じて収音エリアを自動で調整できる天井埋込型オーディオソリューションも今注目されているシステムの一つです。こうした柔軟性の高いシステムならば、ITチームの作業を大幅に削減できる上にイベント直前の変更にも臨機応変に対応できます。

4.統合型会議室ソリューションを検討する

対面とバーチャルの参加者双方のオーディオ・ビジュアルのニーズに対応できるよう部屋ごと個別に異なるセットアップを用意するのは大変です。統合型会議室ソリューションを導入することで、Zoom、Google Meet、Microsoft TeamsなどのUCプラットフォームをホストにして映像も音声もすべて一つのデバイスから接続できるようになります。IT担当はリモート設定ソフトウェアを使用して効率的に管理できるだけでなく、信頼性の高いパフォーマンスを一貫して提供できます。

5.事前トレーニングやリハーサルを行う

イベントでテクノロジーを使用する場合、イベントの体験自体に大きく影響するため、入念な事前準備とリハーサルが肝心です。事前にプレゼンターや現場スタッフに機材の使い方をトレーニングしたり、各部屋の機材の動作を確認しておくようにしましょう。また、本番前にプレゼンターや運営担当者、現場のITサポートスタッフとリハーサルを行い、よくある問題やそれらが起こったときのトラブルシューティングの手順を確認しておきましょう。さらに、いざという時のために経験と知識が豊富なAV専門スタッフを待機させておくと安心です。

まとめ:イベントテクノロジーを効果的に活用することで、複雑なマルチルームイベントでもトップクラスのオーディオビジュアル体験を容易に提供できます。柔軟なテクノロジーの活用、事前の計画、そしてスタッフやプレゼンターへのトレーニングにより、IT担当はあらゆる企業イベントも効果的にサポートすることができるようになります。