組織に合ったスケーラブルなビデオ会議ソリューションの構築

過去2年の間に、企業の会議を取り巻く環境は大きく変化しました。特筆すべきは、かつては高価で珍しいものという印象だったビデオ会議が、突然すべての企業に欠かせないものになったことです。

しかも、大人数の参加に対応する拡張性も同時に迫られることとなりました。かつては数か所のオフィスからの数人の参加者をサポートできれば十分でしたが、現在ではZoom、Microsoft Teams、Google Hangoutsなどのオンラインプラットフォーム上で、複数の遠隔地から十数人以上の参加者をサポートしなければなりません。このような予期せぬビデオ会議需要の急増により、

ITチームはビデオ会議システムの導入だけでなく同時に拡張も迫られることになりました。実際、Zoomだけで見ても、2019年に1,000万人だった1日あたりのユーザー数が2020年4月には3億人に増加しています。

拡張性とは

簡単に言えば、拡張性とはさまざまな数の参加者や同時に通信できるエンドポイントの数をサポートする能力のことです。具体的には、例えば同じプラットフォームで、午前中は2拠点だけをつなぐ会議、午後は数十人がリモート参加する会議があっても双方に対応できる、ということです。さらに、ビデオ会議システムは、大型LEDビデオウォールからiPhoneまで、同じ通話であらゆるデバイスに対応できる必要があります。

長引くパンデミックの影響で、まずはリモート参加人数の増加に対応することが優先でした。しかし将来的には、ハイブリッドワーク環境により適した拡張性、つまり、人数の増減やオフィス・リモートなどどこからでも安定して通信できるという意味での拡張性も求められるようになるでしょう。

タブレットでビデオ会議に参加する参加者。

ビデオ会議システムは、小人数から大人数まで参加者の数に応じて拡張できる必要があります。

メリットを理解する

Zoomのソフトウェアが2013年に登場し、Microsoft Teamsアプリは2017年に公開されたばかりですが、ビデオ会議がこの10年で「高額で技術的に難易度の高いモデル」から「誰でも使えるアプリベースのモデル」に移行したことで、今ではより多くの企業がビデオ会議を利用するようになりました。

そのメリットは明確で、例えばWEB会議導入により、出張費を大幅に削減し、より効率的で費用対効果の高いエンドユーザートレーニングを実現し、企業の環境に対する持続可能性指数を向上させることができました。パンデミックを機にビデオ会議を介したリモートコミュニケーションが普及したことで、こうした例をはじめとするさまざまな副次的メリットが改めて注目されることとなったのです。

インフラとブロードバンドのニーズを見直す

優れたオーディオ・ビデオ通信には、広い帯域幅/低レイテンシーの両方が必要です。特に、高解像度の4Kビデオや高品質のオーディオを使用する場合には通信の不具合を防ぐために重要なポイントです。インターネットサービスプロバイダーが公表する通信速度と、実際に利用できる通信速度は異なります。OoklaFast.comなどのオンラインツールを使用して、実際のネットワークのパフォーマンスを監視するようにしましょう。

米国連邦通信委員会は、ブロードバンドの定義を下りは最低25 Mbps以上、上りは最低3 Mbps以上と定めています。CableLabsは、ビデオ会議で5人までの参加者をサポートするのであれば、この値で十分であるとしています。リアルタイムで対話する場合は、レイテンシーは200ミリ秒以内で可能な限りリアルタイムに近いことが望ましいとされています。

ユーザーの通信環境を考えた場合、自宅ルーターとデバイス間の接続をWi-FiではなくLANケーブルで接続して通信を安定させる方法もあります。ローカルWi-Fiは不安定になりやすく、例えばWi-Fiの通信障害の一般的な原因として、電波干渉(コードレス電話、電子レンジ、近所のWi-Fi、周辺のワイヤレス機器)や、遮蔽による受信感度低下(コンクリートの壁や金属)などがあります。こうした電波に関わる障害が原因なら、ケーブル接続に変更することで改善できます。

一方で、参加者の人数増加も映像や音声の途切れの原因になります。人数が増えると負荷が増え、ブロードバンドの要件も高くなります。参加者が多い場合に帯域幅を管理する方法の一つは、一部の参加者にオーディオのみで接続するよう求めることです。こうすることで、帯域幅を大幅に節約できます。プラットフォームによっては、ビデオ無しで通話のみの参加オプションを提供しているものもあります。

 

 

セキュリティを考慮する

会議の規模が大きくなると、ハッキングなどのオンライン攻撃に対する脆弱性も高まります。IT管理者は、自社の会議プラットフォームの全ユーザーが、そのプラットフォームやエンドポイント(ディスプレイやスマホなど)のソフトウェアが最新バージョンであることを確認することでこうした問題を防ぐことができます。アプリメーカーもハッキング問題に敏感に対応しており、脆弱性が発覚すると即座に修正し頻繁にアップデートを提供しています。

その他、推奨されるセキュリティ対策には次のようなものがあります。

  • 参加者全員にパスワード入力を求める。
  • 画面共有オプションを管理する。たとえば、ZoomやGoogle Meetなどでは画面共有設定を「Host Only(ホストのみ)」に変更できます。
  • 個人用デバイスには、ビデオ会議で二段階認証を使用する。
  • アプリベースのプラットフォームを使用する際、参加者に、デスクトップアプリではなく、Webブラウザーからの参加を求める。ブラウザーのセキュリティ機能は頻繁に更新され、アプリで求められるものと同じユーザー許可を必要としません。またアプリによっては、ソフト自体をローカルへインストールすることなく、ユーザーが会議へのリンクを作成し共有できるものもあります。

コストとサポートを見極める

ここ10年間で、独立した専用会議システムからアプリベースの会議プラットフォームへ移行が進んだことで、会議をより低予算で行えるようになりました。また、ノートPCやスマホ、タブレットなど、ユーザーのデバイスがインフラとして使えるようになったこともコスト削減の要因の一つとなっています。会議システムのハードウェアコストは、100ドルのWebカメラなどデバイス単体から会議室に統合する数万ドルの高性能システムまでさまざまです。また、ランニングコストの面では、ブロードバンドやソフトウェア/アプリのライセンス料があります。コストは組織に必要な拡張の度合いに応じて異なります。つまり、ビデオ会議の参加者の人数が多いほどコストは高くなります。

最近ではシステムのソフト・ハードウェアはリースや購入前レンタルなど「サービス」形態での販売も増えており、これを利用することでコストを削減することもできます。購入前に機器の使用年数を考慮して、5年~10年所有した場合にかかる総コストを把握しておくことが重要です。

サポート面では、社内で使うデバイスやシステムなどは1社のメーカーで揃える方が一般的には合理的とされています。その方が、製品同士の互換性も高くメーカーのトレーニングやサポートも統一できます。たとえばボーズでは、小規模から中規模の会議室に適したBose Videobar VB1のようなオールインWEB会議用デバイスや、外出先でのリモート会議に最適なNoise Cancelling Headphones 700 UCをご用意しています。より大型の会議スペースでは、Bose ControlSpace DesignerソフトウェアEdgeMaxスピーカーControlSpace EX音声会議用プロセッサーといった統合型ソリューション向けの製品ラインナップもあります。

まとめ:ビデオ会議でトラブルが起きた時にまず助けを求められるのは、IT管理者であることがほとんどです。安定した通信と安全な情報のやりとりに必要なネットワーク要件とセキュリティを確保し、メーカーサポートを活用することで、拡張性の高いシステム運用を実現することができます。