それぞれの空間に適したビデオ会議デバイスを選ぶ

会議室は、今や普段の業務に欠かせないものとなりました。企業の半数近くが顧客とのコミュニケーションにビデオ会議を使用しており、Zoomのような企業は、ここ数年でおよそ300%も利用が増加していると発表しています。こうした結果は、あらゆるビジネスモデルにおいて、ビデオ会議用デバイスがコミュニケーションやコラボレーションを促進できることを示しています。

会議デバイスを最大限に活用するための鍵は、それぞれのユースケースに合ったデザインとテクノロジーを活用して自社のスペースを最適化することです。

小~中規模の会議スペース

自社の会議スペースのレイアウトやデザインは、どのようになっていますか?従業員のコラボレーションや業務に、現在のレイアウトは役立っていますか?それとも妨げになっていますか?また、そのスペースに対してテクノロジーは適切ですか?オーバースペックになっていませんか?

会議スペースを最適化する際には、こうしたことを自問します。英国を拠点とするチケット販売業者/マーケターのBilletto社は、最も一般的なデザインスタイルとして、次の2つを挙げています。役員室スタイルは、長方形のテーブルを配置して周りに椅子があるパターンです。穴空きの正方形スタイルでは、テーブルを正方形に配置して中央にスペースを作り、マネージャーや講師などが必要に応じて各テーブルを回れるようにします。

こうしたスペースでは、座席の割当や椅子のレイアウト、参加人数が変動することも多く、すべてのパターンに対応したオーディオを提供するのが難しくなります。

最大6 x 6メートルの空間では、あらゆる会議に対応する柔軟性を備えたBose Videobar VB1を使用することで、会議中に参加者の増減があったりしても、設定を変更したりする必要はなく、すべての参加者の声を容易に拾うことができます。また、独自のオートフレーミング機能を搭載した4K対応ウルトラHDカメラにより、参加者の表情、ホワイトボードやフリップチャートなど、室内の状況をリモートからでも余すことなく把握できます。

1台に豊富な機能を搭載しているため、モニターを用意すればすぐに会議を始められます。このため、VB1は、席や人数が変動しやすい一般的な小~中規模のミーティングスペースに最適です。

中~大規模の会議スペース: 参加者が前を向いた構成

次に、U字型スタイルとパーティスタイルのデザインを見ていきます。これらのスタイルは、いずれも中~大規模のスペースで最もよく見られますがどちらにも共通する一般的な課題があります。それは、どちらも参加者が広範囲に分散するということです。U字型の大テーブルに着席するスタイルでも、グループごとにテーブルが分かれるスタイルでも、室内の全員が同じレベルで見えやすく、聞こえやすく、会話がしやすいビデオ会議デバイスを見つけるのは簡単ではありません。

他にも、教室スタイルや講堂スタイルの席やデザインも存在します。一般的な大型スペースで採用されるこうしたスタイルは、コラボレーションを促進する一方で、インストラクターやプレゼンターが一方向で会議を主導する傾向があります。しかし、時には大勢の中で前方を向いて座っている参加者が、セッション中に回答や議論を求められることもあります。

次のような例を思い浮かべてください。パーティスタイルの1日トレーニングに、複数のチームが参加しています。それぞれのチームがオンラインの各トレーナーと対話してアイデアを交換し、コアグループに伝えますが、その際に他のチームの作業を妨げないようにする必要があります。このような環境で作業をするのは難しく、発言の際にはテーブルのマイクを共有しなければなりません。

Bose Professionalでは、こうした課題を解決できるBose Ceiling Audio Solutionsを用意しています。これにより、レイアウトや普段の使用状況にかかわらず、あらゆるスペースを完全に統合することができます。たとえば、中規模のスペースで座席を分散させる必要がある場合、Bose ES1システムにより、参加者がどこに座っていても、1本の天井マイクで全員の声を拾うことができます。また一方で、Bose DS4システムなら、スピーカーが天井から明瞭なサウンドを出力し、会場内やリモートから参加している場合に最適です。

成功につながる会議室へ

いかなるビジネススペースであっても、会議デバイスを選定する前にまず、統合型と非統合型のAVソリューションの違いを考慮することが重要です。一般的に、大規模スペースでは完全統合型のニーズが高く、中小規模のスペースでは可搬性と柔軟性に優れたソリューションが適していることを念頭に置く必要があります。前述のデザインスタイルがすべての会議スペースに当てはまるとは限りませんが、職場のコラボレーション方法にかかわらず、基本的な考え方は同じです。職場や働き方に合ったツールは、すばらしい成果につながります。

画面の前に座って3人の同僚とリモート会議するビジネスマン

スペースに合わせて適切な会議デバイスを選定することで、あらゆる場所でビデオ会議を活用できるようになります。