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ビデオ会議: 全員が参加しやすいオンライン会議を開催するための5つのヒント

全員が参加しやすいビデオ会議を開催できれば、従業員全員の体験を大きく改善することができます。

最近実施されたある調査によると、オフィスワーカーは平均的に週に4~12時間を会議に費やしており、さらにこうした会議の大多数がビデオ会議プラットフォームによるものであることが分かっています。バーチャル会議でも、対面の会議と同じように参加者の会議に対する積極性に偏りが生じることがあります。しかし、テクノロジーを活用することで、より会議での公平性を確保し、全員のニーズを満たすことができます。

ここでは、デジタル会議における公平性について、ベストプラクティスを詳しくご紹介します。

1.会議で期待することを事前に設定・連絡する

会議で期待することを事前に設定して連絡しておけば、より参加しやすくなります。そのために、会議担当者は、会議の目的や議題、時間の配分などを明確にするアジェンダを事前に送付するとよいでしょう。会議で期待される内容を事前に設定・連絡することで、会議の参加者は、そのための準備をしたり、事前に貢献の方法や質問の内容を考えたり、起こり得る問題に対処することができます。

また、使用するプラットフォームや利用可能な機能(アクセシビリティの設定や挙手機能など)、会議後に録画や議事録が共有されるかどうかも連絡しておくとよいでしょう。

2.公平な会議文化を醸成する

企業文化は、公平な会議を促進するために重要な役割を果たします。リモートやハイブリッドで仕事をする人はオフィス以外の場所からビデオ会議に参加することで、見られたくないプライベートな生活面も見られてしまうことがあります。また、育児や介護、家族の看病など、家の仕事の合間に会議に参加していることもあります。

こうした状況も考慮して会議の日時を設定することで、参加しやすい雰囲気を作ることができます。また、音声ミュートやカメラのオフ、背景に画像やぼかしを入れるオプションを許可することで、会議を妨げる要因に対処するためのベストプラクティスを確立することができます。加えて、会議の進行中にペットや子どもが部屋に入ってくることがあっても、寛容さとユーモアで冷静に対処することが重要です。

また、公平な会議の重要性についてチームを教育し、それを支援するツールや言葉を紹介することも有効です。例えば、何かの拍子に発言が途切れるようなことがあれば発言を促したり、誰でも発言できるような時間的な余裕を作るのも大事です。

3.ユーザー補助機能を備えたビデオ会議ソリューションを使用する

デジタル会議では、テクノロジーを活かして内容の理解度を向上させることができます。会議スペースや社内会議のためのテクノロジーを選定する際には、さまざまな会議プラットフォームとの互換性を考慮し、ユーザー補助機能を幅広くサポートしているかどうかも検討するとよいでしょう。テキスト読み上げ、字幕、スクリーンリーダーへの対応といった機能により、聴覚に障害を持つ従業員の参加もサポートすることができます。

こちらの概要では、さまざまなプラットフォームとそのユーザー補助機能がすばやく確認できます。

4.積極的な参加を促す機能を活用する

今日のオンラインビデオ会議ソリューションには、ユーザーがより簡単に会議に貢献できる、幅広い機能が搭載されています。職場の力関係が、発言の機会に影響を及ぼすことも少なくありません。たとえば、支配的な性格の人が、内向的な人や情報の整理に時間をかける人よりも長い時間発言するなどです。これを解決するために、利用できる機能がいくつかあります。

たとえば、挙手機能を使用すると、イベントの進行担当者に発言したい従業員がいることを通知できます。また、チャット機能を有効にすると、発言するのが苦手な人や、カメラやマイクをすぐにオンにできる環境にない人も質問できるようになります。さらに、「表示名」機能を活用すると、画面上で表示する名前を自由に変更することができます。

5.カメラの利用を任意にする

パンデミックの初期には、人間関係のつながりと一体感を強めるために、多くのマネージャーが従業員に対して常にカメラをオンにするよう推奨していました。新しい研究では、従業員に常にカメラをオンにすることを求めると、Zoomでの疲労感を増大させ、女性や新入社員に不公平な影響を及ぼす可能性があることが分かっています。この問題は、画面の背後から社会経済的な状況や育児仕事について知られてしまうという懸念から、女性の従業員によりきちんとした身だしなみの基準が期待される「グルーミングギャップ(身だしなみの差別)」まで、多岐に渡ると報告されています。

すべての会議、または顧客が参加しないものなど、一部の会議でカメラのオンオフを任意にすることにより、オンラインの会議をより参加しやすいものにすることができます。

次のステップ

今日のハイブリッドな職場環境において、デジタル会議の公平性は、生産性を最大限に高め、従業員の体験を可能な限り改善するために考慮すべき重要な事項となっています。テクノロジーにより、生産性の高い会議の開催、全員が発言できる空間の創出、アクセシビリティの懸念事項への対応が、かつてないほど容易になりました。

適切なオーディオおよびビジュアルソリューションを導入することで、企業は、会議を通じて、ダイバーシティ、エクイティ、インクルージョンについての重要な価値観を示すことができます。

ノートPCを使って笑顔でオンライン会議に参加している人

誰でも参加しやすいビデオ会議を整備する戦略により、会議を組織のDEI戦略の重要な一環として位置付けることができます。