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職場のテクノロジー: メリットを最大化する6つのストラテジー

職場のテクノロジーは、従業員の生産性とつながりに変化をもたらしました。変わり続ける今日の環境では、ビデオ会議ソリューションやコラボレーションソフトウェアに至るまで、新たなテクノロジーがリモートやハイブリッドワークへの急速な移行と普及を可能にしました。実際、ガートナーは、2022年末までにすべてのナレッジワーカーの半数がリモートで働くようになると予測しています。

職場のテクノロジーを最大限活用することで、生産性を向上させコラボレーション体験を改善し、最高のデジタル顧客体験を提供することができます。ここでは、テクノロジーのメリットを再認識し、さらに有効活用するための方法について詳しくご紹介します。

1.職場のテクノロジーツールを追求する

米国人材マネジメント協会の報告によると、ハイブリッドなチームの生産性とエンゲージメントを促進するために職場のテクノロジーソリューションに投資する企業が増えているとしています。上位の投資対象は、コラボレーション・プラットフォーム(70%)、より強力な接続インフラ(70%)、トレーニング(64%)、会議室へのバーチャル会議システムの導入(57%)となっています。最も重要なテクノロジートレンドの一つが、ビデオ会議の急増です。研究によれば、ビデオ会議は対面の会議よりも生産性が向上することが明らかになっています。

職場のテクノロジーがもたらす直接的なメリットは、特にIT管理者の視点で見ると実感しやすいでしょう。例えば、ビデオ会議は従来の電話会議と比較して柔軟性も高くコストも削減できる上、コラボレーションの面でも上回ります。テクノロジーは、適切に選び使いこなせばその効果は絶大です。生産性を飛躍的に高めるには、自社の環境や従業員のニーズに合ったテクノロジーを選ぶことが肝心です。

例えば、かつては何日もかけて顧客の会社を訪問していた営業担当者は、トップクラスのバーチャルビデオ会議を導入したことで、リモートオフィスにいながらにして1日にコンタクトを取れる顧客の数が以前よりも増え、その結果1週間により多くの商談を成立させることができるようになりました。別の例では、統合型ハドルポイントを導入した製造メーカー企業がリモートで顧客の問い合わせを受けたり、現場にいる技術者のサポートが遠隔でできるようになりました。このように、自社の業務や目標に沿った成功事例を用いて、従業員へのトレーニングを計画することもできます。

コンピューターのモニターを指差しながら、デスクに座っている男性の同僚の話す女性

モニター画面を指差しながら話す社員

2.ビデオ会議やビデオエンドポイントに関する社員トレーニングを提供する

ビデオ会議プラットフォームの爆発的な普及に伴い、これまでビデオ会議を敬遠していた多くの従業員もビデオ会議を使いこなすようになりました。しかし、音声や映像のトラブルだったり、うまく参加できず会議が遅れてしまい参加者に迷惑をかけてしまったなど、問題に直面するケースもまだまだあります。こうした問題の中には、もちろん技術的なサポートが必要なものもありますが、プラットフォームの基本的なトラブルシューティングをトレーニングすることで、正しい操作手順や問題の解決方法を提供できます。また、ハイブリッド環境で使いやすい統合型エンドポイントや会議ソリューションを導入することで、従業員でも円滑に会議を開催できるようサポートできます。

3.新機能の活用方法を従業員に周知する

バーチャルコラボレーションインフラへの移行に伴い、新しい連携方法を模索する企業が増えています。Harvard Business Reviewは、複数あるビデオ会議やバーチャルミーティングの意外なメリットとして、投票率の増加、「オフサイト」会議の運営改善、より建設的なブレインストーミングなどを挙げています。しかし、非デジタル環境での業務に慣れている従業員は、こうした使い方や便利さを知る機会はほとんどありません。従業員に新機能を説明し活用を推奨することでより生産的なセッションにつなげることができます。たとえばライブ投票機能を使用して、全社会議で従業員の懸念を投票してもらったり、バーチャル製品発表会で視聴者が最も注目している特長をその場で選んでもらうなどができます。

4.従業員に必要なインフラを評価する

ビデオ会議では特に、会議に複数の参加者がいる、リアルタイムでの共同編集、サイズの大きな文書の転送などをする場合、帯域幅に大きな負荷がかかることがあります。このため、IT担当は最新テクノロジーを活用できるよう、自社のインフラやデバイスをアップグレードするようになっています。Deloitte社の報告によると、5GやWi-Fi 6を採用するIT管理者が増えている最大の理由は、生産性や効率の向上のためであるとしています。しかし、多くの従業員はこうしたテクノロジーや対応デバイス、そのアクセス方法などをあまりよく知りません。インフラの改善だけでなく、コラボレーションソフトウェアやビデオ会議などへのアクセスを強化する方法を周知することにより、企業全体のパフォーマンスを向上させることができます。

5.従業員のAVツールと体験を向上させる

また、職場のテクノロジーをさらに活用するための改善点を見出すことにより、従業員の生産性を高めることもできます。この1年間で、デュアルモニター、適切なモバイルツール、人間工学などが大きな注目を集めました。テクノロジーが目指す次のステージは、オーディオとビジュアルの改善です。たとえば、複数の環境で働く従業員や、賑やかなホテルや公共スペースで仕事をする従業員は、ノイズキャンセリングヘッドホンを使用することで、周囲の雑音を除去し、重要なビデオ会議に集中することができます。

6.「Bring Your Own Meeting」(BYOM)のポリシーを検討する

従業員同士のコミュニケーションや顧客とのやりとりの多くがデジタル環境で行われるようになり、自然と各自のソリューションの好みも分かれてきています。Microsoft Teams、Google Meet、Zoomは、昨年、いずれも爆発的な成長を遂げました。こうしたUCプラットフォームはPCやスマホなどでも使えることから、企業は社員に特定のホスト型ソリューションを指定する代わりに各自のデバイスで会議ができるBYOMポリシーを策定するケースが増えています。IT担当はBYOMを採用することで様々なバーチャル会議のニーズに対応できます。また統合型ソリューションも活用してハイブリッド会議をよりスムーズにし、社員が各自のニーズに合わせて会議をホストできる環境を構築できます。